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RECEPCION:
RADICACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
La numeración o radicación de recibo y despacho de correspondencia será única, independiente, inalterable y centralizada en el Centro de Documentos. Deben tenerse en cuenta las siguientes normas:
•La numeración de recibo será consecutiva desde el número 000001 hasta terminar la numeración en el año lectivo ( Acuerdo 060 octubre 30 de 2001 ArchivoGeneral de la Nación). Solo tendrá validez probatoria la numeración impresa por el sello radicador del Centro de Documentos. Por esta razón todas las áreas, dependencias y oficinas de la Institución deben abstenerse de recibir o enviar correspondencia oficial sin que previamente haya surtido el trámite de radicación en el Centro de Documentos.
•La numeración de despacho será consecutiva, iniciarádesde el 0000001 hasta terminar la numeración en el año lectivo. Se pondrá en el Centro de Documentos con numerador automático.
•Se prohíbe repetir, tachar, enmendar, alterar o saltar los números de registro o incluir otros paralelos para dar cabida en fechas anteriores, a documentos enviados o recibidos posteriormente. Ejemplo: 7341 Bis /7341A
Al revisar las correspondencias para despachar, elempleado responsable del Centro de Documentos tendrá en cuenta que:
•Se haya elaborado la correspondencia en papel con logo del T de A.
•Contenga las copias completas.
•Contenga el código de la dependencia de origen.
•No lleve números de radicación y fecha impuestos por quien la origina.
•Se encuentren firmados el original y las copias por el empleado autorizado.
•Lleve los sellosrespectivos exigidos cuando sea del caso.
•Se anexen los documentos con su relación (ver numeral 3.2.9)
•Se incluya el sobre debidamente elaborado, excepto cuando se use con ventanilla.
•No estén manchados, rotos, doblados, arrugados, con errores de ortografía o mala distribución.
•La correspondencia que no cumpla con alguno de los requisitos señalados, la devolverá el Centro de Documentosinmediatamente a la oficina de origen para su corrección.
•La correspondencia de la sede ABURRA SUR o las que surgieren, será registrada con el mismo procedimiento de la correspondencia de la sede Central.
•La correspondencia recibida para los organismos directivos se registrará en el programa o aplicación de la correspondencia externa recibida. Conviene que esta labor la realice directamente el personaladscrito al Centro de Documentos, por seguridad y confidencialidad.
•El centro de Documentos elaborará el índice por nombres de personas naturales o jurídicas que se encuentra en el sistema para facilitar la consulta.
•El centro de Documentos sólo suministrará información del consecutivo a la dependencia que generó el documento y requiriere consultarlo.
Los documentos a radicar deben llegar consus anexos respectivos, de lo contrario se hará responsable la oficina productora del mismo, el centro de documentos no es responsable si los anexos no fueron radicados en el respectivo consecutivo de correspondencia.
Procedimientos de tramitación de la correspondencia
Siguiendo una metodología racional para el análisis de actividades administrativas, se señalan con lógica los diversos pasos deestos procesos, aclarando para cada uno el qué, quién, cuándo y cómo se realiza.
Factores de especial atención en el recibo y despacho de correspondencia.
Antes de entrar a describir los procedimientos de recibo y despacho de correspondencia, conviene dar importancia a algunos aspectos que los contemplan, y que a manera de reglas básicas, involucran elementos de coordinación, dirección y controlinterno, para asegurar uniformidad y seriedad en su manejo.
Responsabilidad y limitaciones a los empleados
Los empleados cumplirán las siguientes normas de correspondencia:
. El recibo y despacho de correspondencia externa estarán centralizados en el CAD, responsable del manejo de la información y documentación de la institución. Los empleados de la institución deben abstenerse de recibir,...