Tec. De Sistema
Páginas: 29 (7093 palabras)
Publicado: 30 de septiembre de 2012
Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
SNR- PGD-02
República de Colombia
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD
INSTRUCTIVO PGD
TEMA 1
V.2 Abr 2011
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Tema 1: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
OBJETO: Desarrollar accionesencaminadas a la promoción de la cultura archivística y la aplicación
del Programa de Gestión Documental PGD en lo referente a la organización de documentos, de
acuerdo a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y como aporte al sostenimiento del Sistema de
Gestión de Calidad SGC.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS SNR
SECRETARIA GENERAL.
GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
OFICINAASESORA DE PLANEACIÓN.
Compilado por:
EQUIPO DE APOYO SGC/SGD
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.010-2.011
PS 228-2010
Bogotá D.C. Abril de 2.011
Versión 02
INSTRUCTIVO PGD -Tema 1
Pág. 1 de 19
Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
SNR- PGD-02
República de Colombia
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGDINSTRUCTIVO PGD
TEMA 1
V.2 Abr 2011
PRESENTACION.
(Ley 594 de 2000 arts. 8,9,10,11,21, 22,23,26)
La Superintendencia de Notariado y Registro SNR como Entidad de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
requiere dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y a las demás disposiciones respecto a la
conformación del archivo público. Para este fin elaboró e implementó el Programa de GestiónDocumental
PGD, el cual atiende los principios y procesos archivísticos dentro del concepto de archivo total tendientes a
lograr la eficiente y eficaz organización de la documentación producida y recibida en ejercicio de sus
obligaciones, permitiendo un adecuado manejo de la documentación en cada una de sus etapas.
CONTENIDO.
Página
1. ANTECEDENTES.
3
2. EL SERVIDOR PÚBLICO Y SUSRESPONSABILIDADES DE ARCHIVO.
4
3. FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
4
4. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5
5. PRINCIPIOS PREVIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
5
6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
7
7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
9
8. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
12
9. LEGAJADO Y ROTULADO DE UN EXPEDIENTE.
12
10. FOLIACIÓN DE LAS UNIDADES DECONSERVACIÓN.
15
11. RECOMENDACIONES GENERALES.
16
12. CONCLUSIONES.
18
13. COMPONENTE NORMATIVO EN GESTION ARCHIVISTICA.
19
14. ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES Y OTROS EXPEDIENTES EXTENSOS.
19
15. CUADRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO.
19
“El ser humano y la sociedad necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar un futuro. Sin
documentos, no funcionarían losEstados, la gente no podría hacer valer sus derechos y las
generaciones venideras perderían la oportunidad de interpretar el mundo a su manera”.
Jorge Palacios Preciado.
INSTRUCTIVO PGD -Tema 1
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Ministerio del Interior y de Justicia
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República de Colombia
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD1
INSTRUCTIVO PGD
TEMA 1
V.2 Abr 2011
ANTECEDENTES.
(Constitución Política de Colombia 8, 15, 23, 63, 71, 72, 74; Ley 594 2000 arts.1, 2, 10,11; Decreto 4110 de 2004;
Decreto 4124 de 2004 SNA; Decreto 1599 de 2005 MECI ; NTC GP 1000:2009; GTC 185)
Con la aplicación de las políticas archivísticas se bus ca hacer de los archivos verdaderos apoyos para la
administración en elservicio al ciudadano; coadyudando para que la gestión pública sea más eficiente y
transparente; garantizando los derechos constitucionales de información y acceso a los documentos
públicos; incrementando el patrimonio documental del país como parte fundamental de la memoria
colectiva.
Hoy se define el archivo como una herramienta vital en las organizaciones como prueba de su existencia y
clave...
Ministerio del Interior y de Justicia
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República de Colombia
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD
INSTRUCTIVO PGD
TEMA 1
V.2 Abr 2011
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Tema 1: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
OBJETO: Desarrollar accionesencaminadas a la promoción de la cultura archivística y la aplicación
del Programa de Gestión Documental PGD en lo referente a la organización de documentos, de
acuerdo a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y como aporte al sostenimiento del Sistema de
Gestión de Calidad SGC.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS SNR
SECRETARIA GENERAL.
GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
OFICINAASESORA DE PLANEACIÓN.
Compilado por:
EQUIPO DE APOYO SGC/SGD
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.010-2.011
PS 228-2010
Bogotá D.C. Abril de 2.011
Versión 02
INSTRUCTIVO PGD -Tema 1
Pág. 1 de 19
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Ministerio del Interior y de Justicia
SNR- PGD-02
República de Colombia
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGDINSTRUCTIVO PGD
TEMA 1
V.2 Abr 2011
PRESENTACION.
(Ley 594 de 2000 arts. 8,9,10,11,21, 22,23,26)
La Superintendencia de Notariado y Registro SNR como Entidad de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
requiere dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y a las demás disposiciones respecto a la
conformación del archivo público. Para este fin elaboró e implementó el Programa de GestiónDocumental
PGD, el cual atiende los principios y procesos archivísticos dentro del concepto de archivo total tendientes a
lograr la eficiente y eficaz organización de la documentación producida y recibida en ejercicio de sus
obligaciones, permitiendo un adecuado manejo de la documentación en cada una de sus etapas.
CONTENIDO.
Página
1. ANTECEDENTES.
3
2. EL SERVIDOR PÚBLICO Y SUSRESPONSABILIDADES DE ARCHIVO.
4
3. FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
4
4. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5
5. PRINCIPIOS PREVIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
5
6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
7
7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
9
8. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
12
9. LEGAJADO Y ROTULADO DE UN EXPEDIENTE.
12
10. FOLIACIÓN DE LAS UNIDADES DECONSERVACIÓN.
15
11. RECOMENDACIONES GENERALES.
16
12. CONCLUSIONES.
18
13. COMPONENTE NORMATIVO EN GESTION ARCHIVISTICA.
19
14. ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES Y OTROS EXPEDIENTES EXTENSOS.
19
15. CUADRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO.
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“El ser humano y la sociedad necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar un futuro. Sin
documentos, no funcionarían losEstados, la gente no podría hacer valer sus derechos y las
generaciones venideras perderían la oportunidad de interpretar el mundo a su manera”.
Jorge Palacios Preciado.
INSTRUCTIVO PGD -Tema 1
Pág. 2 de 19
Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
SNR- PGD-02
República de Colombia
INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD1
INSTRUCTIVO PGD
TEMA 1
V.2 Abr 2011
ANTECEDENTES.
(Constitución Política de Colombia 8, 15, 23, 63, 71, 72, 74; Ley 594 2000 arts.1, 2, 10,11; Decreto 4110 de 2004;
Decreto 4124 de 2004 SNA; Decreto 1599 de 2005 MECI ; NTC GP 1000:2009; GTC 185)
Con la aplicación de las políticas archivísticas se bus ca hacer de los archivos verdaderos apoyos para la
administración en elservicio al ciudadano; coadyudando para que la gestión pública sea más eficiente y
transparente; garantizando los derechos constitucionales de información y acceso a los documentos
públicos; incrementando el patrimonio documental del país como parte fundamental de la memoria
colectiva.
Hoy se define el archivo como una herramienta vital en las organizaciones como prueba de su existencia y
clave...
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