Tecnicas de organizacion

TECNICAS DE ORANIZACION
Organigramas
Los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existente dentro de ella.
Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, la información acerca de la organización y dela empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
Manuales
De políticas
Departamentales
De bienvenida
De organización
De procedimientos
De puestos
Los manuales son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones
Aumenta la eficacia de los empleados, ya que indica lo quese debe hacer y cómo se debe hacer
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
Ayuda a la coordinación y evita la duplicidad y la fuga de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos y aumentan la eficiencia.
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:Índice
Objetivo y antecedentes del manual.
Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
Debe llevar estructuraciones para hacerlo mas comprensible.
Redacción clara, concisa y ordenada.
Complementarse con graficas.
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Explican los detalles más importantes de laorganización; generalmente incluyen:
Finalidad de cada elemento de la organización.
Declaración de funciones.
Glosario de términos utilizados.
Contienen:
Objetivos generales de la organización.
Políticas generales.
Glosario de términos administrativos.
Nombres de áreas o departamentos, y puestos.
Procedimientos de organización.
Responsabilidades de los altos niveles.
Funciones.
Cartasde organización.
Descripción de puestos.
Descripción de actividades.
Introducción y objetivos del manual.
Historia de la empresa.
MANUALES DEPARTAMENTALES
Contiene:
a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento del que se trate y, de los de sus secciones básicas.
b) Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
c) Carta de organizacióngeneral y departamental.
d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.
e) Análisis de puestos.
f) Graficas de proceso, y de flujo.
Ventajas
a) Describen el funcionamiento de un departamento.
b) Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
c) Presentan el flujo de trabajo.
d) Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
e) Son una fuente de consulta yun medio de adiestramiento


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS O DE FLUJO
También se les conoce como flujogramas. Se definen como:
La representación grafica que muestra la sucesión de los pasos de los que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
a) Una mayor simplificación de trabajo.
b) Determinan las posibilidades de combinar o redactar la secuencia de las operacionespara una mejor circulación física.
c) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribución de la planta.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.
Graficas de flujo de operaciones.
Graficas esquemáticas de flujo.
Graficas de ubicación de equipo.
Graficas de flujo de formas.
Secuencia paraelaborar un diagrama de procedimientos para elaborar un diagrama de procedimientos es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.
a) Escoger el procedimiento por realizar.
b) Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrá de utilizarse.
c) Analizar el trabajo.
d) Hacer una lista en la forma que se va a realizar el trabajo.
e)...