Tecnicas utilizadas en la sistematizacion

TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACIÓN

1. SISTEMATIZACIÓN

La sistematización, análisis de sistemas o investigación administrativa es el examen sistemático y el análisis de una o más organizaciones relacionadas entre sí, de sus funciones, sistemas y procedimientos. La investigación administrativa se hace con la finalidad de descubrir problemas, determinar las causas que los provocan yproponer soluciones.

2. ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACIÓN

Para alcanzar lo que el investigador se propone, todo esfuerzo de mejoramiento administrativo, deberá iniciarse con una cuidadosa preparación del curso de acción que se habrá de seguir y que comprende las fases siguientes:

2.1 FASE DE PLANEACIÓN

La planeación es el proceso intelectual y la disposición mental para efectuartareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la conjetura. El trabajo de sistemas implica necesariamente sentar las bases de las acciones futuras, su método de acción, los recursos involucrados, etc. de manera que puedan anticiparse con alguna certeza los resultados que se van a obtener.

Implica:

a) Definir el problema:

El primerpaso en la planificación es definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver. Son síntomas de fallas:

- Retrasos en el trabajo,

- Incremento exagerado de personal,

- Personal inconforme,

- Gastos excesivos,

- Fraudes, etc.

b) Definición del objetivo del estudio:

La definición del objetivo del estudio tendráque convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. Tales objetivos pueden ser:

- Simplificación de un trámite,

- Reducción de costos,

- Nuevos procedimientos,

- Sustitución de equipos.

c) Investigación preliminar (o de reconocimiento):

Definido el objetivo del estudio, es conveniente llevar a cabo un
reconocimiento previo que ponga encontacto con la realidad que se va a
estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, el tipo
de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el
problema, para poder estimar el tiempo y los recursos humanos y materiales
que sean necesarios. Esta ayuda a determinar la complejidad de la
investigación, soluciones alternativas, sus posiblescostos y las técnicas más recomendables para realizarlo.

2.1.1 El plan de trabajo

Definido el problema, el objetivo del estudio y efectuada la investigación, debe formularse un plan de trabajo para llevar a cabo el estudio.

El plan de trabajo es un documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propósito del plan, así como las acciones, recursos, el tiempo y el costo querequerirá llevarlo a cabo.

a) Contenido del plan de trabajo:

Se deberá especificar con claridad PARA QUÉ, es decir la razón, el objetivo,
que va a solucionar; QUÉ es lo que se va a hacer y POR QUÉ, DÓNDE,
CÓMO y CUÁNDO, QUIÉNES lo harán y CUÁNTO costará hacerlo. Para la
presentación, ejecución y control del plan es muy recomendable hacerlo por
escrito, acompañado de representacionesgráficas (las que se explican más
adelante). Este documento deberá contener como mínimo los apartados o
secciones siguientes:

a.1) Los antecedentes y la justificación del estudio,

a.2) El propósito u objetivo del mismo y los resultados que se esperan obtener,

a.3) Su alcance,

a.4) Las acciones o fases necesarias para lograr el objetivo, precisando:

- Las áreas deinvestigación que se cubrirán (sistemas, procedimientos, funciones, puestos, etc.),
- Su localización física,
- Los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas.

a.5) Los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros que sean
necesarios para llevar a cabo el estudio,

a.6)...