Tecnologia Pura

N

OTAS

DE

I

NTERÉS

Las Nuevas
Tecnologías al
Rescate de los
Archivos

por el Ing. Humberto Monteón González,
Maestro Decano y Profesor-Investigador del
Centro de Investigaciones
Económicas Administrativas y
Sociales (CIECAS) del IPN.
Becario COFAA, EDI.

por el Ing. Gabriela María Luisa Riquelme
Alcantar, Estudiante del Doctorado
en Ciencias en InvestigacionesEducativas del CINVESTAV-IPN.
Profesora-investigadora con licencia
del CIECAS-IPN.
Becaria COFAA, EDI.

El presente artículo es resultado del Proyecto de Investigación SIP-20080949 de la ENAOH a la ESIME
(1905-1937) un Corte Histórico, clave para el desarrollo de la actual ESIME-IPN.
Todas las instituciones, oficiales y privadas, ya sean chicas, medianas,
grandes y gigantes generan y recibendocumentos como oficios, circulares,
informes, proyectos, cartas, memoranda, actas, resoluciones, etcétera. Estos documentos, de naturaleza diversa, tienen que ver con los asuntos que en las oficinas se
despachan; así, los especialistas en archivística, para poder atenderlos y seguirlos
hasta su finiquito, los resguardan en el expediente que les corresponde.
Dentro de las instituciones, lasoficinas deberían tener sistemas de clasificación
que le permitiera al personal organizar la masa documental con que trabajan. Sin
estos sistemas sería imposible que funcionaran las oficinas; sin embargo, la realidad es otra. Existen instituciones, no pocas por cierto, que padecen males como
el gigantismo que, al mezclarse con la falta de oficio y sistemas de organización
obsoletos, caminan lento,muy lento. Papeles que podrían localizarse en un lapso
de cinco, quince minutos, aparecen probablemente en dos o tres días; a veces,
no aparecen nunca.

encuentra en papel, a pesar de saber, que con el tiempo, éste puede sufrir daños,
incluso hasta de destrucción.
Nuestra atención debe centrarse en el contenido que está plasmado en
el papel, es decir, en la información. Siendo ésta el másvalioso recurso para
cualquier organización, debería ser su prioridad en cuanto a mantenerla bajo una
correcta planeación, administración, control y resguardo, a fin de que cuando se
requiera algún dato, éste se encuentre disponible para cubrir las expectativas y
necesidades de quien lo solicite.
Desafortunadamente en México, en las instituciones, ya sean empresas públicas, privadas o deeducación, la mayoría de los archivos -que son los principales
resguardos de información-, se encuentran en un proverbial abandono, sin considerar ni por un momento, que aquello que están descuidando las organizaciones
son sus fuentes de información.

Los archivos son por una parte, el reflejo de la calidad y eficiencia administrativas de una institución y, por otra, son los depósitos naturales desu historia en la
medida en que ésta se va formando. En otras palabras: hoy son los arsenales de
la administración, mañana serán de la historia.

En nuestro país, la mayoría de las organizaciones no le dan importancia a
las problemáticas de orden informativo; quizá, porque no cuentan con personal
capacitado en el tratamiento de archivos o porque no tienen recursos, ni interés,
pararesguardar el activo más importante de su organización.

Como todas las cosas, los documentos no son ajenos a las leyes de la vida; si
nacen y viven, algún día mueren; así, se habla del ciclo vital de los documentos.
Se generan, guardan y clasifican para servir a propósitos muy definidos. Se les
necesita y aparecen aunque sea con dificultades.

A diferencia de México, en otros países del mundo, lapreocupación por el
resguardo de información es un asunto que se ha valorado ya de tiempo atrás. En
1839, el inglés John Benjamín Dancer, con la invención de la cámara planetaria
descubrió la microfilmación. Esta tecnología permite fotografiar los documentos
en forma manual para registrarlos posteriormente en rollos de película de alta
resolución. Según el tamaño de la reducción, será la...