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Necesidad e importancia de la administración en la dirección de contabilidad y finanzas
La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa y por supuesto dentro de cualquier área funcional, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo,materiales, medios y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El éxito de una organización depende, directa e inmediatamente, de su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que cuenta.
Para el cumplimiento exitoso de las funciones especificas y las funciones comunes a lasdemás direcciones de la empresa y el uso racional de los recursos con que cuenta la Dirección de contabilidad y Finanzas tiene que desarrollar la Administración como el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Proceso integrado a cuatro etapas básicas: Planeación OrganizaciónDirección y control, se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen el área y dirigir y controlar sus actividades. Concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
CARACTERIZACIÓN DE LAS FUNCIONES
Planificación:
Implica las tareas de definir los objetivos o metas de laorganización, establecer una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiera tanto a los fines (lo que se va a hacer o planificación estratégica) como los medios (cómo se hará o planificación operacional). En la Dirección de Contabilidad y Finanzas, la planificación es el proceso donde se establecenmetas, se fijan los objetivos y se eligen los medio para alcanzar dichas metas, para saber como organizar al personal, designar las funciones y los recursos debidamente, En esta etapa se elaboran: las políticas contables y de control interno, Se determina el software a utilizar, se planifican las líneas de acción, necesidades de capacitación, los presupuestos maestros y se planifica además lassoluciones alternativas según los entornos económicos que puedan existir.
Existen elementos externos que atentan contra una buena planificación, como por ejemplo: Cambios constantes en los planes generales de la empresa que conllevan a variaciones constantes en los planes de las áreas funcionales, por situaciones ajenas a la Organización como la Inestabilidad en los precios y proveedores de lasmaterias primas.
Organización:
Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función del Director determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planessean apropiada e integralmente cumplidos. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización donde las tareas se dividen, agrupan y coordinan.
En el área de la Dirección de Contabilidad y Finanzas se organiza el flujo informativo, se diseña la forma de realizar eltrabajo, es decir se elaboran los manuales de procedimientos, se crea la estructura necesaria, Dividiendo la carga de trabajo asignándola al personal según sus talentos o intereses, en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. y se realiza la asignación de responsabilidades y la autoridad formal a cada puesto. Se establecen mecanismos para integrar las...
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