Tesis

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Planteamiento del problema

El proceso de globalización que se está dando de manera vertiginosa hace que las organizaciones se vean en la imperiosa necesidad de generar cambio que le faciliten optimizar los procesos administrativos y de control, con la finalidad de dar respuestas inmediatas y precisas, permitiéndole así adecuarse a esas demandasexternas que cada día se hacen más exigentes.

Toda organización está en mano de una serie de factores para poder tener éxito, siendo importante la gestión de documentos dentro de la administración organizacional para el desempeño de cualquier actividad. Esto conlleva a la necesidad de adquirir nuevas competencias en cuanto a cómo organizar, datos e información que en ocasiones, duplican tareasy hace imposible su recuperación por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno, buscando como objetivo primordial incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas, después de haber realizado losestudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.
El sistema de archivos se había mantenido centrado en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de losmedios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeñosarchivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.

Actualmente, el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización, la creación y la responsabilidad final de estos, así como el sistema adecuado para su archivo, estableciendo una relación entre la organización y el valor que representa la documentación al interior de ella, como factor deaprendizaje y conocimiento.

En estos tiempos de reorganización en las compañías, reducciones de plantilla y economía fluctuante, la carga de trabajo se ve incrementada. Esta actividad para poder desplegarla con propiedad es necesario que quede bajo compromiso de un profesional con conocimientos básicos en el manejo del archivo y además que participen en la organización, basándose en la importancia delcorrecto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

Un buen número de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas en todos los proceso y organización, especialmente en los archivos centrales. Es deseable lograr que se produzca una evolución hacia la vinculación con las actividades de laorganización, y donde tenga una alta prioridad el valor primario, es decir, la utilidad de la documentación para la acción en el quehacer organizacional. Los archivos centrales manejan en la mayoría de los casos información de importancia como son: los financieros, materiales y humanos, donde se observa la gestión empresarial que se realizó o realiza en toda organización. Si la Teoría económicatradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

A través del procesamiento de información, una compañía crea valor, en especial si se trata de una empresa que ofrece servicios. Por lo tanto, en este caso, la información tiene un valor aún mayor porque ayuda a alcanzar los...