Texto No Me Cuadra El Inventario

INVENTARIO. No me cuadra el almacén (1ª).
Es tiempo de inventario.
“¡No me cuadra el almacén!“ (1ª parte)
“Me llamo Tomás y estoy esperando a que regrese Octavio, es el cajero. Debe estar en el baño.
Tiene que darme dinero para comprar unas carpetas. De paso me bajaré unas muestras que he visto encima de la mesa del Director comercial, seguro que las cogieron del almacén ayer vino el clienteaquel que quería comprarnos unas farolas.
De nuevo me han dado el gran disgusto del año. Bueno, en realidad ya lo esperaba. Desde que entré en la compañía, hace ya cinco años, me ocupo de la Intralogística de la empresa; y salvo el primero (que no me enteré), los restantes cuatro, he pasado por el mismo sofoco. Este tenía mejores esperanzas, pero no se han visto cumplidas.
Me explico:
Trabajo en unadistribuidora de material eléctrico que sirve a los instaladores y tiendas de iluminación en una amplia zona geográfica. Tenemos más de 5.000 clientes y unos 800 proveedores. Gestionamos algo más de 7.000 referencias.
Aprovechando la semana que une Navidad con Fin de año, realizamos el inventario anual.
¡Aquello es una locura!, no puedes imaginarte el lío que se organiza. Bajan al almacén lascuatro personas que están en la oficina, vienen también los tres vendedores que con los 4 conductores de las camionetas de reparto, los cinco empleados propiamente del almacén y yo, arremetemos con una labor ingente.
Durante esos días procuramos reducir las operaciones de compra y venta para que no se complique más el tema, pero ya sabes que es imposible, siempre hay algún pedido urgente, o clientesde los que no se puede uno olvidar.
Total, que al cabo de cuatro o cinco días somos capaces de obtener una cifra: la cantidad de producto que tenemos de cada referencia en el almacén, y con ello la administración saca el valor de las existencias en el inventario.
¡Y aquí viene el problema!.
Cuando los datos los comparamos con los que “arrastra” el ordenador, consecuencia de todos los movimientosde entrada y facturación (salidas) que llevamos haciendo durante el año, resulta que no coinciden. Me sorprendió el primer año, ahora parece que ya me estoy acostumbrando. Todos los empleados de la empresa me dicen que nunca ha cuadrado, incluso que los auditores externos aceptan cierta diferencias (3% ¿?).
El problema es importante, porque afecta directamente a la cuenta de resultados, perotambién lo es porque si no tenemos certeza de lo que hay en el almacén, no compraremos bien, ni podremos atender debidamente a los clientes. Parece que hasta el Director de la empresa da por imposible esta cuestión, y que tiene que “consolarse” soltándome esta
“regañina” año tras año.
El tema no me deja tranquilo, mi formación y el sentido de la profesionalidad que me han imbuido no me hace convivircómodamente con estas situaciones.
¿El año próximo estaré igual? ¿Esta situación debo dejarla así? ¿Qué puedo hacer?
¡Qué bien me vendría una ayuda!


INVENTARIO Y LOGÍSTICA. No me cuadra el almacén 2ª
¡No me cuadra el almacén! (2ª) Inventario y logística
¿A qué se debe esa manía de cuadrarlo?
Antes de trasladarle a Tomás vuestras sugerencias, una pregunta ¿Es importante que cuadre el almacén?Releyendo la historia, Tomás da argumentos. Vamos a revisarlos:
Dice que “los stocks afectan a la Cuenta de Resultados”. ¡Efectivamente!, forman parte del Activo, están muy cerca de la Caja, de los Bancos, de los Clientes etc, y hasta que la Contabilidad no los “asiente”, no sabremos si hemos ganado o perdido dinero.
¡Ya tenemos un motivo!
Otra alusión: Compras.
Al comprar, solemos hacer una resta.Tomamos las previsiones de venta para un período de tiempo, las restamos de las existencias y nos da un resultado, si es positivo querrá decir que con lo que tenemos cubrimos ese período, y si es negativo, tendríamos ruptura de stocks. En función de eso y conociendo el plazo de aprovisionamiento y…. decidimos hacer pedido o no.
¡Ojo! Si la previsión, que por definición es incierta y las existencias...