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Modelo de "REGISTRO DE LLAMADAS" - ATENCIÓN TELEFÓNICA



Una de las tareas a las que las secretarias dedican más tiempo a lo largo de la jornada laboral es a la atención telefónica. Diariamentese hacen y reciben múltiples llamadas. Alrededor del 50% de todos los negocios se llevan a cabo por teléfono.
El teléfono es un elemento tan habitual en la vida diaria que asumimos que su uso norequiere ninguna preparación e incluso, en ciertos casos, olvidamos las más elementales normas de cortesía.
Sin embargo, no es una cuestión trivial. El teléfono es una herramienta que utlizada de maneraeficaz y profesional, se convierte en el mejor aliado del profesional del secretariado. Por el contrario, si no se le presta la debida atención (y esto por supuesto no significa mantenerse en actitudde escucha por si suena...), puede ser un peligroso enemigo.
Nunca se insistirá lo sufiente en cuanto a que la primera impresión que se recibe de una empresa y de sus profesionales, es a través delteléfono. Indudablemente, no existen recetas mágicas para que la atención telefónica sea inmejorable, no obstante existen una serie de cuestiones que garantizan, al menos, que no transmita una imagennegativa.
REGISTRO DE LLAMADAS
Como en cualquier otra actividad relacionada con los trabajos de secretariado, no resulta aconsejable confiar en la propia memoria y dejar de registrar las llamadas,tanto las entrantes como las realizadas. Un registro minucioso permite saber cuáles quedan pendientes de contestar, quién no ha respondido, en que fecha se contactó con determinada persona, y engeneral, todas las incidencias dignas de mención en relación con la atención al telefóno.
La frase "cada maestrillo tiene su librillo" es aplicable en este caso, cada profesional tiene su propio métodopara registrar las llamadas. No obstante, parece lógico no mezclar este tema con el resto de las anotaciones que continuamente se deben realizar. Por ello, este registro debe ser absolutamente...