Tipos de documentos

Trabajo de técnicas de oficina y archivo

Francisco Ramos Valero
Técnico jurídico

Índice
1. introducción
2. El oficio
5. El memorándum
7. La circular
10. Conclusión
11. Resúmenes de anexos
12. Anexo 1
13. Anexo 2
14. Anexo 3
15. Anexo 4
16. Anexo 5
17. Anexo 6
18. Anexo 7
20. Anexo 8
21. Bibliografía

INTRODUCCIÓN
En la vida cotidiana, a veces hasta sin darnos cuenta,utilizamos documentos o textos que quizás ni su nombre sabemos, y desconocemos cómo y cuándo utilizarlos.
Debemos aprender a dar uso a algunos de ellos que nos servirán de mucho en la vida, ya que tienen suma importancia en diferentes ocasiones, situaciones y lugares.
Cuando solicitamos, empleo, hacemos un depósito, nos comunicamos con nuestros seres queridos o cuando escribimos una simple carta,debemos tener en cuenta algunas reglas o normas que tiene estos textos que utilizamos, pues quedaríamos muy mal ante cualquier persona si no tenemos la información necesaria al escribir o redactar cualquier documento ya sea carta, telegrama, memorándum, etc.
Al solicitar un empleo es muy conveniente que sepamos como vamos a realizar esa solicitud de empleo, pues es muy delicado el hecho de que teelijan como empleado o miembro de una empresa, compañía o negocio, ya que la forma en que realices esa solicitud o currículo forma parte de la imagen de ti que estás vendiendo junto a tu talento en x área.
Nunca está de más aprender, pues quizás no utilices algo en la vida, pero es más probable que si des uso a tus conocimientos algún día de tu vida que es larga y te presenta miles deoportunidades y situaciones. Es mejor estar preparado y más con algo tan importante como los textos y documentos que en cualquier momento se prestan para ser utilizados por cualquier clase social y en cualquier área.

El Oficio

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tienecomo finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

Partes
•Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
• Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial".
• Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
• Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que elmemorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
• Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona aquien se dirige.
• Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
• Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Estapalabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
• Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
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