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DOCUMENTACIÓN: INVESTIGACIÓN

OFICIO SIMPLE:
Definición: Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades deportivas culturales.
Estructura:











Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, yno así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.
CORREPONDENCIA INTERNA:
Es todo tipo de correspondencia que se da entre departamentos o unidades de una misma empresa, por ejemplo un memorándum del Departamento de Recursos Humanos al departamento de cobranza.
Las buenas relaciones entre los diferentes departamentos ysecciones; es decir, entre las personas que trabajan en ellos, revisten una gran importancia para el éxito de la empresa. Una mala relación producirá inevitablemente un trabajo deficiente.
Son las comunicaciones que informan sobre las decisiones que adopta la Gerencia de la empresa; tales como órdenes, solicitudes, etc.

CORRESPONDENCIA EXTERNA:

Es todo tipo de correspondencia que permiterelacionarse con otras empresas, enviando o recibiendo documentos de clientes o Proveedores.
Uno de los procesos procesos que se realizan realizan en la empresa es la compra venta, operación fundamental que realiza el comercio, lo que motiva una variedad de cartas denominadas correspondencia comercial entre las cuales se distinguen las siguientes:
1.- CARTA DE CONSULTA
• Cuando una empresanecesita adquirir mercaderías o materias
primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas
proveedoras, acerca de los productos que le interesan, con el ánimo
de adquirir éstos al proveedor que le dé los precios más
convenientes y mejores condiciones de pago.
• El esquema de construcción de una carta de consulta es el
siguiente:
• Alusión a la oferta, si hubiere.
• Motivo que originala consulta
• Especificaciones del producto.
• Solicitud de precio y condiciones de pago.
• Plazo de la recepción.
• La redacción de la carta de consulta exige claridad y exactitud, con
el fin de que el destinatario conozca con precisión la necesidad del
remitente.
2.- CARTA COTIZACIÓN
• Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las
consultas planteadas por losposibles compradores.
• Esta misiva se caracteriza por ser clara y contener todas las características
del producto consultado, como asimismo, precios y condiciones de pago.
Su tono debe ser amable y preciso, para lograr en definitiva la venta del
producto consultado.
• El esquema de construcción de una carta de cotización es el siguiente:
• Alusión a la carta de consulta
• Descripción delproducto, cantidad, calidad y forma de envío.
• Precio y condiciones de pago.
• Fecha del despacho.
• Incentivar la compra
3.- CARTA DE PEDIDO
• Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es
conveniente la cotización recibida. Se debe redactar la carta de pedido
señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere; cantidad,
calidad, embalaje, etc.
• La carta de pedidolegalmente constituye una aceptación de compra de
parte del cliente, quien acepta las condiciones establecidas en la
cotización.
• El esquema de esta carta es el siguiente:
• Alusión a la carta de cotización.
• Orden de despacho.
• Indicación de la forma de pago.

CONVOCATORIA:

Documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas, mediante el cual se invita oconvoca a las personas para concursar, informar o dar trámite de un asunto. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria.

Es la comunicación a través de un anuncio o escrito con que se convoca a los posibles interesados a participar en un proceso.

Las convocatorias se hacen por escrito y debe quedar constancia de que se hicieron.

Aspectos Generales:

• El...