Trabajo de sistemas administrativos y contables

Situación Actual | Análisis | Situación Propuesta |
*Nombre de la U.O Unidad de Compras y Servicios*Cargo Responsable Jefe de Unidad de compras y Servicios*Cargos Operativos Un coordinador de compras, un técnico II y un especialista I.*U.O de quien DependeGerencia de Administración físicos y financieros.*U.O Subordinada Ninguna*Objetivo de la U.O La adquisición de bienes y servicios para laempresa.*Funciones de la U.O -Realizar el proceso de compras y servicios-Analizar cotizaciones-Elaborar orden de compras y servicios.-Realizar análisis de mercados-Elaborar y gestionar detalladamente el informe sobre las operaciones realizadas. -Realizar compras en el tiempo necesario, adquiriendo productos de calidad -Recibir y dirigir los procedimientos de recepción de formularios y solicitud decompras. | *Objetivo de la U.O El objetivo de la Unidad orgánica debería especificar ampliamente la razón por la cual se hizo necesario crear la Unidad Orgánica. Además está redactado incorrectamente, ya que los objetivos deben redactarse en verbo infinitivo. | *Objetivo de la U.O Adquirir bienes y servicios para la empresa, logrando así encontrar la mejor calidad y el mejor precio, contribuyendocon el desarrollo eficiente de los recursos. |
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*Nombre de la U.O Unidad de Tesorería*Cargo Responsable Coordinador de tesorería*Cargos Operativos Dos especialistas II, dos técnicos I y un especialista I. *U.O de quien Depende Gerencia de Administración*U.O Subordinada Ninguna*Objetivo de la U.O Velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción ycontrol de los ingresos de la Institución y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la Institución y apoyar a las autoridades en la colocación acertada de los recursos financieros.*Funciones de la U.O -Planifica las actividades a realizar por la Unidad deTesorería, delegando responsabilidades en cada sección y/o unidad a su cargo. -Dirige, coordina y supervisa las actividades realizadas por las secciones y/o unidades a su cargo. -Dirige el proceso de emisión de cheques de acuerdo a las políticas financieras. -Suministra información confiable sobre las disponibilidades bancarias para que las Unidades de Administración, Planificación y ProgramaciónPresupuestaria y Vicerrectorado Administrativo puedan programar los desembolsos a realizarse. -Suministra información confiable para que la Unidad de Administración, conjuntamente con las autoridades tomen decisiones en relación a: colocaciones, aperturas, y cierres de cuentas bancarias. -Coordina el proceso de transferencia de los recursos asignados por el Ejecutivo Nacional, a las cuentasbancarias, de acuerdo con lo presupuestado y la programación de gastos aprobados. -Coordina el proceso de apertura de cartas de crédito y el trámite de su cancelación a proveedores del exterior, a través de los bancos. -Controla el movimiento de las diferentes cuentas bancarias mediante los procesos ejecutados por las secciones y/o unidades adscritas al departamento. -Mantiene informado al Jefe deAdministración de cualquier irregularidad detectada en el movimiento contable y/o financiero del departamento a su cargo. -Dirige, coordina y supervisa los flujos de caja. -Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo. | *Cargo Responsable El cargo responsable debería ser jefe de la unidad de tesorería, para que corresponda al nivel jerárquico donde se encuentra.U.O Subordinada En el organigramaactual presentado en la organización no aparecen las secciones que dependen de la Unidad Orgánica de Tesorería, razón por la cual se considera que no existen secciones subordinadas en dicha unidad. De acuerdo a las funciones presentadas por el coordinador de la Unidad de Tesorería una de ellas nos remite a que debe delegar responsabilidades en unidades orgánicas y/o secciones a su cargo,...