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IMPORTANCIA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN LA ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE NEGOCIOS
RAZONES PARA ORGANIZAR LOS VIAJES DE NEGOCIOS
* Es la principal forma de hacer negocios a nivel mundial
* Muchas empresas son multinacionales con instalaciones en distintas partes del mundo y otras tienen subsidiarias en otros estados y partes del mundo
* Cada vez son más las empresas que se fusionan anivel global
* Los ejecutivos son miembros asociaciones profesionales y participan en sus reuniones y convenciones
* Hay que supervisar y darle seguimiento a operaciones de la empresa
ROL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Tiene la responsabilidad de hacer los arreglos de viaje para el ejecutivo con el que labora.
RESPONSABILIDADES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO (en caso de que no se tramite através de agencias de viaje contratadas por la empresa)
-Reunirse con el ejecutivo para conocer sus preferencias
-Recopilar y discutir con el ejecutivo la información sobre las líneas aéreas, los vuelos disponibles y sus horarios de salida y llegada, así como de otros medios de transportación terrestre disponibles
-Contactar y cotizar los distintos hoteles para conocer sus costos, ubicación,servicios básicos y servicios especiales
-De acuerdo a la preferencia del ejecutivo, deberá contactar agencias para el alquiler de autos, agencias de servicios de taxi y trenes para conocer todos los detalles de horario, costos y otros
-Buscar información, direcciones y mapas sobre restaurantes, bancos y otros lugares de interés para el ejecutivo
-Elaborar un itinerario de viaje completo con elejecutivo, discutirlo con él e incorporar sus recomendaciones finales (debe incluir números de vuelo, horario de salida y de llegada de cada terminal, lugar donde se alquilan los vehículos, hoteles, etc.; se debe imprimir varias copias – una para el ejecutivo, otra para su familia, una para usted y otra para los archivos)
-Completar o elaborar un formulario de autorización de viaje para las firmasy autorizaciones correspondientes
-Asegurarse de cumplir con la política de la empresa para obtener los fondos para el viaje: autorizaciones, uso de tarjetas de crédito, adelantos de dinero, reembolso de gastos, tarjetas para llamadas telefónicas o celulares, entre otros
LOS VIAJES DEL JEFE
Es muy frecuente que los directivos realicen viajes de negocios. Estos pueden ser planeados oimprevistos por lo cual la secretaria debe estar preparada para coordinar todo lo relacionado con el viaje, sin dejar de lado sus actividades cotidianas de la oficina.
Organización del viaje:
* Debe de contarse con una agencia de viajes de confianza para asesorarse.
* Elaborar una lista detallada de lo que va a ejecutar.
* Preparar un itinerario y programa de viaje.
* Definir medios detransporte y rutas de recorrido.
* Hacer reservaciones de transportes y hoteles.
* Recoger los tickets oportunamente.
* Reunir información material y elementos que llevara el ejecutivo.
* Preparar etiquetas para identificación de material y equipaje.
* Realizar arreglos financieros del caso.
* Averiguar si hay eventos especiales como: cena, cócteles, etc.
* Prever laconsecución de obsequios especiales si es necesario.
* Comunicarse con las personas u oficinas donde va a llegar el jefe.
* Al regreso del jefe se debe:
Organizar un resumen detallado de lo sucedido en la oficina.
Iniciar inmediatamente el trámite administrativo de: facturas de hoteles, restaurantes, gastos de representación, beaticos, etc.
Realizar los documentos que el jefe a traído de suviaje.
Preparar cartas y tarjetas de agradecimiento según las instrucciones del jefe.
Confirmar las citas establecidas en su ausencia.
Como organizar un viaje de negocios
 un viaje de negocios nos aportará: una nueva visión de la ciudad de destino, nuevas costumbres de sus habitantes, nuevos contactos profesionales, incluso una nueva forma de trabajar y con ello ¿por qué no nuevas IDEAS que...
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