TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO.


TRATAMIENTO DEL CORREO EN LA EMPRESA

• Una de las tareas principales de los trabajos de oficina es la manipulación del correo que llega a la empresa.
• La distribución del correo en la empresa ha de ser fluida para evitar demoras en su atención. El sistema de canalización y de las responsabilidades otorgadas por los directivos asus subordinados.
• Respecto al control del coreo y su archivo, dependerá del modelo de organización escogidos por la empresa y de los diferentes sistemas existentes en el mercado

La organización escogida puede ser:

• Centralizada.-
o Los documentos son custodiados en un archivo general o central, lugar al que van a converger tanto los papeles recibidos como los creados por losdiferentes departamentos de la empresa.
• Descentralizada.-
o Cada departamento es responsable de la guarda y custodia de la documentación que le llega a través de los canales de distribución, así como de la documentación que origine y salga al exterior, o bien que circule internamente por la propia empresa.

En cuanto a los sistemas empleados para su archivo o custodia, las empresas pueden optar porlos siguientes:

• Convencional.- (carpetas, carpetas archivadora, tipo A.Z).
o Si el volumen es grande, puede representar para la empresa un problema presupuestario, puesto que ha de tener espacio y personas que se encargan de su custodia y control, costes que necesariamente esta ha de asumir, ya que el archivo es la memoria de la empresa.
• Microfilme.-
o Son películas fotográficasrealizadas a una escala muy reducida que nos permiten conservar una reproducción exacta de los documentos originales. Para poder leerlos, es necesario proyectar la imagen sobre una pantalla de cristal utilizada como aparato ampliador.
• Informáticos.-
o Este tipo de archivo se almacena en un ordenador. Pueden ser generados con un programa informático “paquete integrado del Office” etc. Un documentotambién puede ser escaneado y formar parte de un archivo informático. Estos archivos sustituyen al papel y a las microfichas de la oficina tradicional.
RECEPCIÓN DEL CORREO.-(Registro de entrada)

Una vez recibido el correo, el departamento de correspondencia comercial procederá a comprobar los datos siguientes:

• Remitente.
• Contenido.
• Anexos, si los hubiese.
• Departamento o personadestinataria.

Estos datos se anotarán en el libro de registro de entrada de la correspondencia y se realizarán tantas copias como fuesen necesarias.









SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA.-

• Los distintos departamentos dirigirán al departamento de correspondencia, si existe, o a recepción todas aquellas cartas o documentos que deseen enviar a sus clientes, proveedores, etc.
•Una vez recibidas, se procederá a comprobar si están debidamente firmadas y si se acompañan los documentos que figuran en el anexo de los mismos.
• Tras la comprobación se procede a su franqueo.

Franquear.- Pagar previamente en sellos el porte de una carta o paquete que se remite por correo.




CLASIFICAR Y ORDENAR.-

Clasificar.- Agrupar elementos por clases.
Ordenar.- Colocarelementos de acuerdo a un orden establecido.







Archivo

1. Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividad.
2. Lugar donde se custodian los documentos.
3. Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un ordenador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura yque pueden manejarse mediante una institución única.

Por tanto, la clasificación y ordenación de los documentos son la base del funcionamiento de los archivos, que contienen información.

Para guardar los documentos en el archivo previamente habrá que separarlos por grupos homogéneos y agruparlos por clases; en esto conste la clasificación.



Tanto en la fase de clasificación como en...