Técnicas De Oficina

1) Definición: Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
2) Importancia:Los archivos en general es un ayuda memoria. Trabajo en un colegio profesional y hay 3500 matriculados. Cada uno tiene un legajo donde constan todos sus antecedentes. Los movimientos administrativosestán divididos por temas, los contables por año. Cada vez que se necesita saber que ocurrió con tal cosa, vas y sabes que ocurrió. Los archivos que están en la PC sirven por ejemplo para estadísticas.3) Función: Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
Asesorar a las unidades productoras ycolaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.
Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión alArchivo General.
4) Clasificación: Los Archivos se clasifican de esta manera: Alfabéticamente, Numéricamente, Por Fechas Y Geográficamente.
5) Alfabéticamente: Sigue una secuencia lógica, basada enel arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similares al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
6) Numéricamente: Consiste en asignar un númerocorrelativo, del 0 al 9, subdividiéndose en otros diez, así sucesivamente.
7) Fechas: Consiste en guardar las fechas como números de cedulas, fecha de nacimiento entre otros.
8) Geográficamente:también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la correspondencia de su clientela; y es así como por medio de mapas, rutas, etc. La empresa se vuelve cada día más eficiente.
9) Tipos dearchivos: Los tipos de archivos son laterales, horizontales, verticales, acordeón, dispositivos electrónicos, ficheros.
10) Laterales: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los...