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Una cuestión que siempre planea sobre la gestión del tiempo de los directivos es la delimitación entre "lo urgente" y "lo importante".
 
¿A qué denominamos importante? Podríamos decir que importante es toda aquella tarea cuya resolución tiene consecuencias de mayor grado sobre la gestión, el funcionamiento o el devenir en general de su compañía.
¿A qué denominamos urgente? Denominamos urgentea aquellas tareas que, en relación con el tiempo, no pueden demorarse más en su resolución.
Así pues, la definición está clara. Ahora bien, ¿respondemos siempre adecuadamente a esas cuestiones? ¿Es importante todo lo que decimos que es importante? ¿Es urgente todo lo que consideramos urgente? Ésa es realmente la primera cuestión: responder con sinceridad y clasificar adecuadamente las tareas.¿Es importante una tarea sólo porque nos la pida nuestro principal proveedor, o nuestro directivo inmediato? ¿Es urgente una tarea porque prometimos terminarla hace dos días?
Las vicisitudes que se dan en el entorno de gestión de la compañía tienen una tendencia natural a que todo sea considerado urgente e importante. Sin embargo, la realidad no es tal. 
En una encuesta realizada en 2000 entre 100directivos de las 500 primeras compañías españolas, se señalaba que, tras un período de reflexión suficiente, el 78% opinaba que la mayor parte de las tareas urgentes existentes en su ámbito lo eran porque se les había asignado incorrectamente el plazo de ejecución. Es decir, nos comprometemos en realizar tareas en tiempos insuficientes para su ejecución. De ahí que muchos especialistas en lamateria opinan que uno de los primeros aprendizajes (y uno de los más valiosos para un directivo) debe de ser "saber decir no". La presunción de plazos incorrectos para una tarea asignada provoca, según la misma encuesta citada anteriormente, el 90% de las "roturas de agenda" de los directivos españoles.
Así pues, podríamos decir que la eficaz gestión de nuestro tiempo debería basarse sobre dospilares fundamentales:
a) Una correcta delimitación entre lo urgente y lo importante.
b) La asignación de plazos sensatos a cada una de las tareas asumidas.

Como siempre, a lo largo de este curso, estimamos que la mejor organización personal es aquella que cada uno asume como propia y que no existen modelos predefinidos que se puedan implantar automáticamente para cualquier persona. Nuestrarecomendación es que tome, de cada modelo, aquello que considere que se aproxima más a su fórmula de trabajo y vida personal, llegando a configurar su propio y singular sistema.
En cualquier caso, le proponemos algunas reglas que suelen resultar aceptadas y prácticas.
1º.- Delimite un tiempo diario a redistribuir sus tareas. (Se suele recomendar los últimos momentos del día, aquellos que en leccionesanteriores recomendábamos para organizar la agenda del día siguiente). En ese tiempo, clasifique sus tareas en cuatro grupos.
a) Importantes y urgentes.
b) Urgentes, pero no importantes
c) No urgentes, pero importantes.
d) Ni urgentes ni importantes.

2º.- En su agenda del día, dedique los tiempos de mayor eficacia a la resolución de las tareas del grupo a) "Importantes y urgentes".
3º.-Intente delegar las tareas incluidas en los grupos b) "Urgentes pero no importantes" y d) "Ni urgentes ni importantes". Si no puede, búsqueles un hueco en la agenda, con una suficiente asignación de tiempo que asegure que lo "no urgente" no acaba por convertirse en "urgente" y lo "urgente" no se convierta en "urgentísimo" 
4º.- Por último, las tareas "no urgentes, pero importantes" suelennecesitar de un tiempo de reflexión (según nuestra definición afectan al devenir de la compañía, por lo que no siempre son delegables"), por lo que debería asignarse periódicamente un tiempo sin interrupciones a resolver las tareas "importantes".
5º.- Regla de oro. Nunca estime un plazo cuando le entreguen o le llegue una tarea. Es muy recomendable seguir la norma de asignar un plazo al día siguiente...