Unidad V El Archivo
Páginas: 10 (2293 palabras)
Publicado: 27 de junio de 2015
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Pedagógica Experimental Libertador
Instituto Pedagógico de Caracas
TECNOLOGÍA Y PRÁCTICA
SECRETARIAL
Profesoras:
Emma J. Gil D.
Jhaknoly Mora
María López
UNIDAD V
EL ARCHIVO
ARCHIVO
Se define archivar como el
procedimiento de clasificar,
organizar
y
guardar
documentos en una forma
sistemática.
Jesús Alirio Silva
Archivo es uno o más
documentos,acumulados
en un proceso natural por
una persona o institución.
Heredia Hereda
TIPOS DE ARCHIVO
• Son
los
archivos
de
los
departamentos u oficinas, varían de
Archivos
Archivos
acuerdo a la información que
Departament
Departament
ales
ales
contienen.
Archivos
Archivos
Centrales
Centrales
• Es este archivo se
documentos generales,
también copia de interés
los departamentos.
conservan
así comopara todos
Martínez, C (2000)
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Es importante porque constituyen parte
esencial de los recursos de información
de un país, ya que expresan de forma
original el desarrollo histórico de su
misión, función y actividades.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
Reunir ordenadamente todos
documentos que circulan por
empresa
los
la
Asegurar la perfecta conservación
de los documentosComprobar si la documentación se
archiva regularmente
Silva, J (2000)
MOBILIARIO, EQUIPOS E INSUMOS NECESARIOS PARA
ARCHIVAR
Los
archivador
es
Las guías
El archivo
vertical
Las
carpetas
El archivo
lateral
Las
bandejas
de
escritorio
El rótulo
Los
ganchos
sujetadore
s
Silva, J (2000)
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO
Método alfabético
Sistema geográfico
Sistema por asunto
Sistemacronológico
Método numérico
Silva, J (2000)
Mujica, D (2005)
MÉTODO ALFABÉTICO
Es este sistema de archivo la
documentación se agrupa alrededor de
los nombres de personas. Ejemplo:
Por medio de nombres: se invierte el
nombre del individuo; al principio se
coloca el primer apellido, sigue el
segundo y después el nombre.
Luis A. García
Enrique José Gámez
María López A.
José Pérez Sánchez
Nombre sUnidad 1
Unida d 2
Unidad 3
Luis A. García
García
Luis
A
Enrique José
Gámez
Gámez
Enrique
José
María López A.
López
A
María
Sánchez
José
José Pérez
Sánchez
Pérez
MÉTODO GEOGRÁFICO
Consiste en ordenar la correspondencia
geográficamente,
primero
por
el
nombre de la localidad y luego por el
nombre del corresponsal. Ejemplo:
Localidad
Corresponsal
Mérida- Tovar
Mora RodrigoAragua-San Francisco
Pérez José
SISTEMA POR ASUNTO
Se usa cuando lo tratado en la carta es
más importante que el nombre o
dirección del individuo. Ejemplo:
Asunto
Petróleo
Aceite
Gasolina
kerosene
SISTEMA CRONOLÓGICO
Se basa en el orden del tiempo de
acuerdo con el año, mes y día. Ejemplo:
2013
Enero 1
Enero 2
Enero 3
Enero 4
SISTEMA NUMÉRICO
Ha sido de gran utilidad para muchasempresas, ya que éstas utilizan el
número de la cédula de identidad o RIF
de las personas para archivar. Ejemplo:
N° C.I
6.104.183
16.620.925
17.424.877
19.255.661
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIÓN DEL
SISTEMA DE ARCHIVO
Silva, J (2000)
SISTEMA DE ARCHIVO DIGITALIZADO
Facilita el acceso a datos que maneja
una organización y el riesgo de pérdida
de éstos
Las
principales
ventajas
delalmacenamiento
digital
son
su
capacidad
de
almacenar
datos,
gestionar y distribuir gran cantidad de
información de distinta naturaleza en
archivos digitales.
ENTRE LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
DESTACA
Disminuye el riesgo de la pérdida de
información y datos ocasionada por
incendios, robos, inundaciones
Conserva los documentos intactos a lo
largo del transcurso del tiempo
Permite unacceso inmediato a los
documentos
Permite el acceso desde cualquier lugar
a través de Internet
EJEMPLOS PARA LA ACTIVIDAD
REGLAS PARA ARCHIVAR
REGLA No. 01: Nombres de individuos:
Se debe invertir el orden de los nombres de cada
individuo, considerando en primer lugar, el apellido
paterno, en segundo lugar el materno, en tercer lugar
el nombre de pila y en cuarto lugar el segundo nombre
o la...
Universidad Pedagógica Experimental Libertador
Instituto Pedagógico de Caracas
TECNOLOGÍA Y PRÁCTICA
SECRETARIAL
Profesoras:
Emma J. Gil D.
Jhaknoly Mora
María López
UNIDAD V
EL ARCHIVO
ARCHIVO
Se define archivar como el
procedimiento de clasificar,
organizar
y
guardar
documentos en una forma
sistemática.
Jesús Alirio Silva
Archivo es uno o más
documentos,acumulados
en un proceso natural por
una persona o institución.
Heredia Hereda
TIPOS DE ARCHIVO
• Son
los
archivos
de
los
departamentos u oficinas, varían de
Archivos
Archivos
acuerdo a la información que
Departament
Departament
ales
ales
contienen.
Archivos
Archivos
Centrales
Centrales
• Es este archivo se
documentos generales,
también copia de interés
los departamentos.
conservan
así comopara todos
Martínez, C (2000)
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Es importante porque constituyen parte
esencial de los recursos de información
de un país, ya que expresan de forma
original el desarrollo histórico de su
misión, función y actividades.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
Reunir ordenadamente todos
documentos que circulan por
empresa
los
la
Asegurar la perfecta conservación
de los documentosComprobar si la documentación se
archiva regularmente
Silva, J (2000)
MOBILIARIO, EQUIPOS E INSUMOS NECESARIOS PARA
ARCHIVAR
Los
archivador
es
Las guías
El archivo
vertical
Las
carpetas
El archivo
lateral
Las
bandejas
de
escritorio
El rótulo
Los
ganchos
sujetadore
s
Silva, J (2000)
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO
Método alfabético
Sistema geográfico
Sistema por asunto
Sistemacronológico
Método numérico
Silva, J (2000)
Mujica, D (2005)
MÉTODO ALFABÉTICO
Es este sistema de archivo la
documentación se agrupa alrededor de
los nombres de personas. Ejemplo:
Por medio de nombres: se invierte el
nombre del individuo; al principio se
coloca el primer apellido, sigue el
segundo y después el nombre.
Luis A. García
Enrique José Gámez
María López A.
José Pérez Sánchez
Nombre sUnidad 1
Unida d 2
Unidad 3
Luis A. García
García
Luis
A
Enrique José
Gámez
Gámez
Enrique
José
María López A.
López
A
María
Sánchez
José
José Pérez
Sánchez
Pérez
MÉTODO GEOGRÁFICO
Consiste en ordenar la correspondencia
geográficamente,
primero
por
el
nombre de la localidad y luego por el
nombre del corresponsal. Ejemplo:
Localidad
Corresponsal
Mérida- Tovar
Mora RodrigoAragua-San Francisco
Pérez José
SISTEMA POR ASUNTO
Se usa cuando lo tratado en la carta es
más importante que el nombre o
dirección del individuo. Ejemplo:
Asunto
Petróleo
Aceite
Gasolina
kerosene
SISTEMA CRONOLÓGICO
Se basa en el orden del tiempo de
acuerdo con el año, mes y día. Ejemplo:
2013
Enero 1
Enero 2
Enero 3
Enero 4
SISTEMA NUMÉRICO
Ha sido de gran utilidad para muchasempresas, ya que éstas utilizan el
número de la cédula de identidad o RIF
de las personas para archivar. Ejemplo:
N° C.I
6.104.183
16.620.925
17.424.877
19.255.661
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIÓN DEL
SISTEMA DE ARCHIVO
Silva, J (2000)
SISTEMA DE ARCHIVO DIGITALIZADO
Facilita el acceso a datos que maneja
una organización y el riesgo de pérdida
de éstos
Las
principales
ventajas
delalmacenamiento
digital
son
su
capacidad
de
almacenar
datos,
gestionar y distribuir gran cantidad de
información de distinta naturaleza en
archivos digitales.
ENTRE LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
DESTACA
Disminuye el riesgo de la pérdida de
información y datos ocasionada por
incendios, robos, inundaciones
Conserva los documentos intactos a lo
largo del transcurso del tiempo
Permite unacceso inmediato a los
documentos
Permite el acceso desde cualquier lugar
a través de Internet
EJEMPLOS PARA LA ACTIVIDAD
REGLAS PARA ARCHIVAR
REGLA No. 01: Nombres de individuos:
Se debe invertir el orden de los nombres de cada
individuo, considerando en primer lugar, el apellido
paterno, en segundo lugar el materno, en tercer lugar
el nombre de pila y en cuarto lugar el segundo nombre
o la...
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