Unidades de conservacion

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  • Publicado : 11 de octubre de 2010
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UNIDADES DE CONSERVACIÓN
CONCEPTO: Es un cuerpo que contiene una unidad archivista de tal forma que garantiza su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación: Cajas, carpetas, libros y tomos.
OBJETIVO: Implementar el uso técnico de unidades de conservación en los distintos archivos del país para la adecuada integridad de documentos, se requieren estas unidades deconservación durante las diferentes fases del ciclo vital de los documentos, la emisión, proceso de vigencia hasta su disposición final.
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO:
FUNCIÓN: Almacenar unidades como carpetas, legajos (hojas sueltas) o libros
OBJETIVO:
• Proteger la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y la temperatura.
• Servir de barrera frente alagua y el fuego.
• Facilitar la manipulación y organización ya que van identificados en su parte exterior y permiten su rápida consulta.
• En el caso de los documentos sueltos se deben usar carpetas de material neutro o desacidificadas, colgantes o celuguias.
DISEÑO:
• Deben tener un diseño funcional que permita la estabilidad térmica y posibilite el intercambio y circulación del aire sinque ello implique la existencia de huecos en ella.
• El tamaño de la caja debe ser proporcional al peso y las dimensiones de los documentos y carpetas que contenga
• Las cajas se arman a partir de lengüetas, por su diseño no se usan elementos como cintas adhesivas ni ganchos metálicos
• En su acabado interno y externo deben ser lisas y suaves, sin pliegues que puedan deteriorar los documentos• Existen varios tipos de cajas en las que podemos nombrar las horizontales, tipo nevera, y abertura superior
• La capacidad de almacenamiento promedio de las cajas es de 7 a 10 carpetas.
MATERIAL:
• Desacidificado

ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO
CARPETAS DE CARTULINA:
FUNCION: Proteger y sostener la documentación de la manipulación ya que son el vehículo de transporte y uso común enlas oficinas
OBJETIVO:
• Almacenar los documentos sueltos de cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación.
• Deben almacenarse en carpetas colgantes preferiblemente.
DISEÑO:
• El tamaño debe ser proporcional al volumen y formato de los documentos
• No es adecuado usar adhesivos ni materiales metálicos
MATERIAL
• Desacidificadoo PH neutro
NOTA: Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos en su lugar se pueden numerar los documentos con lápiz negro en el extremo superior derecho
Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos:
CARPETAS DE CUATRO ALETAS:
DISEÑO:
• Con pliegues en los cuatro costados que permiten laprotección total de los documentos
• Acabado interno y externo liso y suave libre de partículas e imperfecciones que puedan deteriorar el documento
• No deben incluir adhesivos, cintas ni material metálicos
MATERIAL
• Deben ser desacidificadas, resistentes al doblez y al rasgado, de color preferiblemente claro o tintes resistentes a la abrasión e insolubles en agua
NOTA: Su capacidad máxima dealmacenamiento es de 200 folios

CARPETAS PLEGADAS POR LA MITAD:
DISEÑO
• Son plegadas a la mitad.
MATERIAL
• Cartón o cartulina, preferiblemente desacidificadas o ph neutro para evitar el cambio de color en el papel de no ser posible aislar el documento con una hoja bond para evitar el color amarillo y otras reacciones producidas por la abrasión.
NOTA: El uso de las carpetas cafés plegadaspor la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo.
SOBRES DE ARCHIVO:
DISEÑO:
• Cuatro dobleces y aleta superior con cinta adhesiva fácilmente removibles.
MATERIAL:
• Papel bond.
NOTA: Unidad de conservación para ser contenida en una carpeta.

LIBROS O CUADERNILLOS:
Cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales con...
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