Uso De Caja Chica

ASOCIACIÓN GREMIAL DE EXPORTADORES DE PRODUCTOS NO TRADICIONALES - AGEXPRONT
DIRECCIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS
POLÍTICA DE USO Y MANEJO DE CAJA CHICA

POLÍTICA DE USO Y MANEJO DE
CAJA CHICA

Documento Número: ST-Pl-FIN-001
Revisión: 1.0
Fecha de Publicación: 21-06-2006
Fecha última revisión: 21-06-2006

Este documento ha sido generado para uso exclusivo de la Asociación Gremial de Exportadores deProductos No
Tradicionales, por la División de Servicios Técnicos y su contenido es restringido a la audiencia. Este documento no
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permiso escrito la Dirección de Servicios Técnicos.

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POLITICA

1.1

Audiencia

El contenido de este documento está dirigido a:
•

Responsables de cajas chicas y sus jefes

•

Usuarios de fondos de caja chica

NOTAS:
Fondo Fijo: Es una cantidad de dinero, susceptible de reposición
periódica, que se mantiene en efectivo o depositado en una cuenta
corriente bancaria abierta a nombre delresponsable del fondo.

Formatos:

1.2

•

F-PL-CCH -01 Vale de caja Chica

•

F-PL-CCH-02 Formato de liquidación de caja chica

Propósito

1.2.1 Este Reglamento establece los procedimientos para la creación,
manejo, reposición, liquidación y control de fondos rotativos.
1.2.2 AGEXPRONT pone a disposición de sus colaboradores, un fondo
que permita tener liquidez en forma inmediata para realizar gastos
nomayores de Q.350.00 y así cubrir cualquier contingencia
originada dentro de las actividades de la Entidad, con excepción de
viáticos, papelería y útiles, mobiliario y equipo.
1.2.3 Todos los colaboradores de AGEXPRONT deberán de estar
familiarizados con la política y normativa de uso de caja chica. Todo
gerente, jefe y coordinador de la Institución es responsable de velar

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por el cumplimiento de la misma en sus áreas de acción y
corresponsable de los gastos que se realicen.
2

CREACION DE FONDO FIJO

2.1

La creación del fondo fijo se solicitará a la Dirección de Servicios Técnicos

y Administrativos, quién evaluará y autorizará laprocedencia del mismo. Y
determinará el monto a asignar, teniendo en cuenta el flujo de gastos de la
unidad que lo solicita.

3

CUSTODIA Y LIQUIDACIÓN DE FONDOS

3.1 La persona responsable del manejo del fondo fijo deberá mantener el fondo
de caja chica en efectivo.
3.2 La reposición del Fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya
gastado un máximo del 50% del monto asignado, adjuntando laliquidación y
comprobantes respectivos y por lo menos una vez al mes, en el formato F-PLFIN-02.
3.3 De forma periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para
constatar el manejo adecuado de la misma.

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USO DEL FONDO FIJO

4.1 Los gastos que se ejecuten con fondos de caja chica deberán estar
debidamente presupuestados.
4.2 La autorización de gastos con Fondos de Caja Chica, correspondea los Jefes
de áreas y Coordinadores de Comisiones.
4.3 La asignación de la cuenta de presupuesto (código contable) y la fuente de
financiamiento es responsabilidad de cada departamento.
4.4 No está permitido que fraccionen las compras

(pedir a un mismo

proveedor dos o más facturas por valores menores a Q350 para una misma
compra para poder pagar el gasto por medio de caja chica).

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4.5 La factura que comprueba el gasto realizado debe de estar firmada por jefe de
área, razonada y codificada, de acuerdo al presupuesto autorizado (número
de cuenta y centro de costo).
4.6 Los fondos de caja chica no se utilizarán para realizar pagos a...