Visita a fondo documental
Páginas: 10 (2356 palabras)
Publicado: 19 de febrero de 2010
|VISITA AL FONDO DOCUMENTAL |
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|ANA MARIA MOLINA |
|Febrero 2010 |
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ANA MARIA MOLINATABLA DE CONTENIDO
Introducción
Fondo Visitado
1.1.1 Nombre del Fondo
1.1.2 Tipo de fondo
1.1.3 Cuantos metros lineales tiene el área del fondo?
1.1.4 Como está distribuido el área del archivo?
1.1.5 Que Sistema de ordenación manejan?
1.1.6 Con qué medios de almacenamiento cuentan?
1.1.7 Cómo identifican los medios de almacenamiento y cuáles son los datos o campospredeterminados?
1.1.8 Cómo identifican los expedientes o carpetas dentro de las cajas de archivo?
1.1.9 Cómo identifican los tomos?
1.1.10 Cómo realizan la ubicación topográfica o designan la signatura topográfica de un expediente, tomo o legajo? Y como ingresan al Sistema de Información si lo hubiere? En caso contrario donde queda esta información?
1.1.11 Cómo almacenan los archivos quereciben en soportes diferentes al papel?
1.1.12 Cómo aseguran que la información contenida en estos soportes (diferentes al papel) puedan ser recuperada en el tiempo?
1.1.13 Sobre quien recae esta responsabilidad? O es compartida?...
1.1.15 Si utilizan sistemas de información documental, que sistemas aplican para la recuperación y consulta? En caso contrario identificar el medio para hacerlo1.1.16 Que directrices o políticas archivística tienen establecidas para el control y préstamo de documentos? Enúncielas
1.1.17 Realizan seguimiento y control al préstamo de los documentos? Con que evidencias se cuenta?
1.1.18 Cuentan con Tabla de Valoración documental aprobadas y aplicadas?
1.1.19 Cuando realizan eliminación de expedientes, legajos, tomos o series documentales, quienautoriza su eliminación, que políticas administrativas tienen en cuenta y que evidencias tienen de esta labor?
1.1.20 Que hacen con el papel?
2. Riesgos del Fondo
2.1 Levantar un Panorama de Factores de Riesgos de acuerdo a la visita de observación. (Formato)
2.2 Diagnóstico Archivo Manuelita S.A
3 Anexos
3.1 Anexos: Descripción del Registro fotográfico.
INTRODUCCIÓN
La GestiónDocumental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, pero hay un cierto desconcierto en la empresa privada ya que piensan que estas actividades de organización no le competen y, sobre todo, aún hay un gran desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente la documentación.
EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES aún no seha hecho realidad. Más bien parece que se produce lo contrario: cuanto más aumentan los contenidos en soporte electrónico, más crece el volumen de documentos en papel. En consecuencia, además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, la organización visitada se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles.
Ycuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, por ejemplo, dónde está un informe que se necesita, dónde archivar un documento que se acaba de redactar, o qué hacer con un correo electrónico en el que figura la aceptación de un pedido. Si a la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, coincidiremos en quehay que actuar y hay que hacerlo con celeridad. Cuanto más se retrasa la toma de decisiones, más compleja es la situación y, en consecuencia sus posibles soluciones. Al hablar de “gestión documental” se observa que hay cierta confusión.
FONDO VISITADO
El fondo visitado fue el de la Empresa Azucarera del Valle del Cauca MANUELITA S.A.
La visita fue guiada por el Señor José Mario...
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|ANA MARIA MOLINA |
|Febrero 2010 |
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ANA MARIA MOLINATABLA DE CONTENIDO
Introducción
Fondo Visitado
1.1.1 Nombre del Fondo
1.1.2 Tipo de fondo
1.1.3 Cuantos metros lineales tiene el área del fondo?
1.1.4 Como está distribuido el área del archivo?
1.1.5 Que Sistema de ordenación manejan?
1.1.6 Con qué medios de almacenamiento cuentan?
1.1.7 Cómo identifican los medios de almacenamiento y cuáles son los datos o campospredeterminados?
1.1.8 Cómo identifican los expedientes o carpetas dentro de las cajas de archivo?
1.1.9 Cómo identifican los tomos?
1.1.10 Cómo realizan la ubicación topográfica o designan la signatura topográfica de un expediente, tomo o legajo? Y como ingresan al Sistema de Información si lo hubiere? En caso contrario donde queda esta información?
1.1.11 Cómo almacenan los archivos quereciben en soportes diferentes al papel?
1.1.12 Cómo aseguran que la información contenida en estos soportes (diferentes al papel) puedan ser recuperada en el tiempo?
1.1.13 Sobre quien recae esta responsabilidad? O es compartida?...
1.1.15 Si utilizan sistemas de información documental, que sistemas aplican para la recuperación y consulta? En caso contrario identificar el medio para hacerlo1.1.16 Que directrices o políticas archivística tienen establecidas para el control y préstamo de documentos? Enúncielas
1.1.17 Realizan seguimiento y control al préstamo de los documentos? Con que evidencias se cuenta?
1.1.18 Cuentan con Tabla de Valoración documental aprobadas y aplicadas?
1.1.19 Cuando realizan eliminación de expedientes, legajos, tomos o series documentales, quienautoriza su eliminación, que políticas administrativas tienen en cuenta y que evidencias tienen de esta labor?
1.1.20 Que hacen con el papel?
2. Riesgos del Fondo
2.1 Levantar un Panorama de Factores de Riesgos de acuerdo a la visita de observación. (Formato)
2.2 Diagnóstico Archivo Manuelita S.A
3 Anexos
3.1 Anexos: Descripción del Registro fotográfico.
INTRODUCCIÓN
La GestiónDocumental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, pero hay un cierto desconcierto en la empresa privada ya que piensan que estas actividades de organización no le competen y, sobre todo, aún hay un gran desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente la documentación.
EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES aún no seha hecho realidad. Más bien parece que se produce lo contrario: cuanto más aumentan los contenidos en soporte electrónico, más crece el volumen de documentos en papel. En consecuencia, además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, la organización visitada se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles.
Ycuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, por ejemplo, dónde está un informe que se necesita, dónde archivar un documento que se acaba de redactar, o qué hacer con un correo electrónico en el que figura la aceptación de un pedido. Si a la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, coincidiremos en quehay que actuar y hay que hacerlo con celeridad. Cuanto más se retrasa la toma de decisiones, más compleja es la situación y, en consecuencia sus posibles soluciones. Al hablar de “gestión documental” se observa que hay cierta confusión.
FONDO VISITADO
El fondo visitado fue el de la Empresa Azucarera del Valle del Cauca MANUELITA S.A.
La visita fue guiada por el Señor José Mario...
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