Vocabulario Archivistico

VOCABULARIO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL:
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar subúsquela, facilitación y conservación.
CASILLEROS:
Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo: cartas para distintos destinatarios.
CLASIFICACION:
Orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del documento, en relación a un contexto general de categorías previstas de antemano, y registradas en unplan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas materiales.
CONSERVACIÓN:
Guardar, mantener, hacer que dure los documentos en buen estado de manera que no vayan a perder ni a deteriorar fácilmente.
CRONOLÓGICO:
Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden en la fecha o data.
DOCUMENTACIÓN:
Es el arte decoleccionar, clasificar, y hacer accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales. Es uno de los muchos componentes de la aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición almacenamiento, recuperación y diseminación y de información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.
DOCUMENTO:
Significacualquier símbolo convencional escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. Soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia.

EPISTOLAR:
Carta misiva que se escribe a los ausentes.
ESTRUCTURA FUNCIONAL:
Es el conjunto de funciones armónica ygradualmente distribuidas en una entidad administrativa.
EXPEDIENTE:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
FACSÍMIL:
Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo amano alzada.
FILATELIA:
Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.
FLUJO:
Es el estado mental de operación, en el cual la persona está completamente inmersa en lo que está haciendo. Se caracteriza por un sentimiento de enfoque energizado, de toral envolvimiento en la tarea, y de éxito en el proceso de la actividad.
FLUJOGRAMA:
Consiste en representargráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
FOLIACIÓN:
Es la numeración de todas y cada unas de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores, pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero solocomo excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
FRANQUEADORA:
Es la máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.
FRANQUICIA:
Acuerdo para utilizar el nombre, marca o sistema comercial a cambio de una compensación.
GESTION DE DOCUMENTOS:
Es un programa informáticoutilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.
MINUTA:
El término reemplaza el ya poco usado en el mundo empresarial Acta de Reunión, aun cuando algunos consideran que este últimos es el más apropiado.
ORIGINAL:
Que pertenece o está relacionado con el origen o comienzo de algo; Que es nuevo, innovador, algo que es fuente par realizar...