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archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades yfunciones.


CLASES DE ARCHIVOS

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Centralaquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deberáir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de comúnacuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general deacuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permaneceráen el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD.

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado elvalor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.


Sistema documental contable
1.4 Es el conjunto de procedimientos mediante el cual se recolecta, clasifica, registra, conserva y reporta lainformación contable.
1.5 Incluye los soportes, los comprobantes y los libros así como los informes de gestión y los estados financieros
con sus notas, preparados y difundidos física o electrónicamente, capaces de satisfacer la coherencia y
garantizar en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad y conservación de la información.


9 Documentos de resumen: son aquellos en loscuales se realiza el compendio de hechos económicos registrados
en los documentos fuente. El documento resumen del proceso es el comprobante de contabilidad, el cual
contiene el resumen de las transacciones en orden cronológico; debe elaborarse con fundamento en los
documentos de soporte, por medio electrónico, computarizado o manual, conservar una numeración
consecutiva, estar fechado e...