I. procedimientos de adquisición y abastecimientos

I. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTOS

2.1 Manual de procedimientos de copras.
2.2.1 Introducción al manual de compras.
2.2 Definición de políticas de compras.
Conceptualización
Se puede decir que Políticas para Compras, es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la Administración de la Compañía, en forma general, que tratan acerca de la conducta oenfoques que deben considerarse al adquirir materiales, artículos o servicios, que es conveniente realizarlas en forma escrita, explicadas correctamente, para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva.
Deben de existir políticas generales para el conocimiento de todo el personal, pero también particulares destinadas al Departamento de Compras.
Una de las formas de allegar lainformación de las políticas al personal de la Empresa, es imprimir y repartir folletos para toda ella, o bien realizar manuales de políticas para cada departamento.
Ventajas de la Determinación y Conocimiento de las Políticas
a) Se evita tomar decisiones particulares o diferentes cuando se origina un problema, sise siguen los lineamientos establecidos.
b) Al plasmarse las políticas en un manual, seasegura que se tomen decisiones y se realicen acciones, de acuerdo a un solo criterio, además de poder consultar dicho manual cuando surjan dudas.
c) Si se aprueba una política se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada.
Políticas (ejemplos)
a) Políticas de Relaciones Internas
Establecer si el Departamento de Compras será centralizado o descentralizado (políticageneral) que comprende:
* Autorización de los mínimos y máximos que de cada material deben de comprar.
* Establecer relaciones con los proveedores, utilizando medios de comunicación.
* Procedimientos para realizar las compras.
* Técnicas para estudiar las cotizaciones.
* Métodos para efectuar una requisición o un pedido.
b) Políticas de Relaciones con los Proveedores
Esta situacióntambién debe ser establecida de acuerdo con políticas administrativas, ejemplos:
* El Departamento de compras debe elegir a los proveedores, de acuerdo a sus ofertas, prestaciones de servicios, productos, tiempo, etc.
* Entrevistas con los proveedores.
* Confidencia de los informes que contengan cotizaciones.
* Hacer partícipes a futuro a proveedores de sus cotizaciones y elegir cual esla más competitiva para beneficio de la empresa.
c) Otras Políticas
* Las requisiciones deben de ser formuladas por el Departamento de Compras.
* Economizar en las adquisiciones
* Establecer procedimientos y actividades, así como su supervisión y comprobación.
* Evitar compras injustificadas o cuando no exista la necesidad.
* Encaminar las actividades de compras a conseguircrédito de los proveedores y pactarlas mediante un convenio, por escrito.
* Estudio y evaluación de las cotizaciones y servicios que otorgan los proveedores, así como formalizar garantía de entrega.
* Establecer un límite mínimo de proveedores.
Al igual que en el punto de centralización y descentralización, las políticas deben adaptarse alas necesidades, giro, volumen de operaciones, etc., por loque deben de actualizarse en forma periódica, para que estén de acuerdo a los cambios que existan en la entidad, considerando la disciplina y la ética de compras.
2.3 Fijación de objetivos del Departamento de Compras.
Objetivos
a) Terminar con las desviaciones, si las hubiera, que ocasionan prescindir de los materiales o servicios, invirtiendo el mínimo en su compra.
b) Que losartículos tengan la calidad que se requiere para lograr el propósito de la entidad.
c) Valuación de los servicios que otorgue el proveedor, de acuerdo a las necesidades de cada ente.
d) Evitar los riesgos al realizar un mal pedido.
e) Lograr que la compañía tenga prestigio en cuento a seriedad y cumplimiento, utilizando parámetros de calidad a beneficio de las personas que se interesen en...