Agricultura

EL ARCHIVO

 

1.-El archivo en la empresa: El archivo en la empresa es un recurso que hay que considerar, ya que es muy trascendental guardar todos los datos de mayor importancia para la empresa, se toma como datos importante las cuentas de los clientes, los registros de la empresa, factura de pago de impuestos, entre otros.

 

 

2.-El archivo y sus tipos: En la medida en que unequipo y un metodo de archivo (que juntos seran un sistema), cumpla el proposito para lo que han sido creados, serán más calificados como sistema de almacenamiento de información. Podemos encontrar tres diferentes:

    

   a.) Archivo de documento: Los papeles y documentación son almacenados en carpetas, cajas, cajones, o armarios. Estos a su vez pueden subdividirse en: 

•  Sistemahorizontal: Los documentos se almacenan en plano, uno encima de otro en carpetas, cajas archivadores, o cajones. Generalmente, el sistema horizontal, es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos, o cuando tengas que almacenar documentos dispares y desdoblado, por ejemplo mapas o planos.

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• Sistema vertical:Los documentos son almacenados normalmente en carpetas individuales,colgando de anu guía, dentro del cajón, en carpetas separadas

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• Sistema lateral:En este sistema los documentos se archivan uno al lado de otro como los libros de una estantería en una biblioteca. Normalmente los documentos se archivan en carpetas y en su lomo se escribe el titulo del archivo
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   b.) Archivo de microfilm

 

    los microfilm se trata de documentos originales que son microfotocopiados y las imagenes reducidas son almacenadas a modo de rollos de peliculas, o transparencias las cuales son almacenadas en fichas.

      

    Es evidente que, dada la cantidadde informaciónque pueda contener cada una de estas fichas, es de primordial importancia disponer de un buen sistema de clasificación, así como de un índice para acceder a la busquedade tamas concretos.

     

    La presentación de documentos se realiza en ventanas, o en carretes

     

    Cuando el microfilm ha sido procesado, se puede presentar en varias formas:

 

    Roll film: se permite guardar casetes o cartuchos de plastico

 

    Fichas: las cuales pueden ser:

 

          carpetas de microfilm

 

          microfichas  

 

   C.) Archivo Informatizado: 

 

  La informacion es posible almacenarla en el computador, el problema surgiria si el computador se desconectace por que esta informacion se puede perder si no es recogida por otro soporte.

 

Estos soportes pueden tener dos posibilidades de ubicaciones:

 

    memoria central: se almacena la informacion que sera utilizada inmediatamente.

     soportes externos: estos pueden ser en las bandas magneticas, discos duros, disquetes, cd, pendrive. y tambien puede ser en papel o targeta perforada. 

 

 

   Es posible tener un acceso directo si el documento se encuentra en el disco duro del compurtador y de esta manera se aceleraria el proceso de recuperacion de informacion. 

 

   Para realizarlo en papel se pueden usar estas dos formas: 

          El teclado.

 

          El escaner. Existen dos metodos

 

             MICR.

 

             OCR. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.-Clasificación de documentos :

 

    Los documentos se clasifican de diferentes maneras por eso a continuación se nombrara su diferente clasificación

• Clasificación por ordenalfabetico:Este es el metodo más comun, ya que todo el mundo esta familiarizado y es tambien el pricipios por el  
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• Clasificación geografica:esta se clasifica segun el criterio de regiones, provincias, ciudades, pueblos, calles, personas, según un orden decreciente, empleando un orden alfabetico
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• Clasificación de materia: Los documentos se agrupan en...