Comunicacion Humana

Unidad 4.- Conducta de reunión
• Antes de empezar una reunión se debe saludar a todos los presentes en la misma. De la misma manera al terminar hay que despedirse de todas las personas que participaron en la reunión.

• Todos los participantes respetarán los plazos acordados para la presentación y distribución de documentos de reunión.

• Quienes pretendan participar en las reuniones secerciorarán de que están adecuadamente preparados para ello.

• Los delegados llegarán puntualmente a la reunión y procurarán sentarse en el lugar que les corresponda y se les haya indicado (según se trate, por ejemplo, de miembros, observadores, asesores científicos, o presidentes de grupo de trabajo.

• Las preguntas e intervenciones formuladas durante la reunión se dirigirán exclusivamenteal Presidente.

• Los delegados respetarán la autoridad del Presidente en toda ocasión durante la reunión, y tendrán en cuenta asimismo su responsabilidad de ceñirse al orden del día de la reunión acordado previamente.

• Las intervenciones en una reunión serán breves, concisas y pertinentes al tema que se esté debatiendo.

• Finalmente, es importante que los miembros sepan utilizar el forocorrecto para cada discusión. Por ejemplo, las discusiones detalladas sobre cuestiones técnicas o locales deberán celebrarse en el curso de los grupos de trabajo o de los grupos de enfoque, mientras que las reuniones del comité ejecutivo deben centrarse esencialmente en definir objetivos, estrategias y políticas.

4.1 La preparación de una reunión
Cuando se organiza una reunión se requiereprestar atención previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunión, a aspectos concretos vinculados con la misma, y a las expectativas sobre sus resultados.
*El primer paso consiste en definir los Propósitos de la reunión, clasificándolos por orden de prioridad, redactándolos para otorgarles mayor nivel de precisión y transparencia. Si fuera posible precisarlos total oparcialmente en forma numérica, ayudarán a organizar mejor la agenda. En tal sentido, el propósito principal se convertirá así en el Título de la reunión.
*El segundo paso consiste en la Selección de los Asistentes. Las condiciones que se requieren para esto son:
Tener en cuenta para cada asistente si su participación puede ser un aporte sustantivo para el propósito de la reunión. Es así que puedeconsiderarse su conocimiento y experiencia en el tema, su liderazgo en el grupo, o su ascendiente individual en la organización.

Observe que un participante inútil (mal elegido) suele producir un efecto perjudicial a la producción del grupo. A la vez produce efectos en su imagen como gerente o administrador en la medida que el personal advierte "errores" de gestión.

De la misma forma, debetenerse en cuenta el valor económico de la hora, tiempo (o cualquier otro parámetro económico) que permita filtrar aquellos integrantes cuya relación prevista beneficio-costo sea onerosa para la empresa.

Un punto adicional para referirnos a las personas de difícil agrupabilidad o que tienen incompatibilidades significativas entre sí. Se juega su rol de conductor de reuniones en esta situación.Su seguridad y su estilo personal serán los únicos factores que le permitan decidir en cada caso sobre la pertinencia o no de incluirlos.

Trate de manejar su omnipotencia o su sensación de impotencia por experiencias pasadas. Tenga presente que cada oportunidad es única en sí misma.
* El tercer paso consiste en Planificar el desarrollo de la reunión, comúnmente denominado orden del día dela misma, teniendo en cuenta para ello los Temas a abordar, los tiempos asignados y las personas que expondrán sobre los mismos. Tiempos para debate y toma de decisiones. Recuerde que se planifica como guía y organizador y no como límite estricto. El devenir de la reunión y su modalidad de conducirla serán los que aportarán para una mayor eficacia. El cumplimiento del tiempo total de la reunión...