Descripcion Archivistica

Descripción Archivística
La descripción archivística es una de las fases importantes que se llevan a cabo en la organización de un acervo archivístico, sino es que es el más importante para que el usuario pueda encontrar y tener el acceso rápida y eficazmente a la información que él busca.
Lo que en este proceso se hace es el análisis de la información y del documento en sí, para facilitarla consulta y localización rápidamente.
Esta fase nos da como resultados algunos productos como lo son los descriptores y esta a su vez nos da como resultado los instrumentos de descripción que son: la guía, el inventario, el catalogo y el índice; estos nos ayudan a proporcionar la información en cuanto al acervo que tiene nuestro archivo y se va de lo particular a lo general, sin olvidar elnivel de procedencia de cada uno, que son los niveles de organización que son cuatro:
Fondo: EL nivel más alto que abarca todo nuestro acervo archivístico y tiene como instrumento la guía general.
Serie: Son grupo de expedientes, el inventario es el instrumento que describe este nivel.
Expediente: grupo de documentos que tienen el mismo asunto o finalidad, el índice es quien nos da ladescripción de este nivel.
Pieza Documenta: el último nivel que es el documento en sí, es la foja. El catalogo es quien se encarga de proporcionarnos la información contenida en cada pieza documental de los expedientes.
A continuación se explicara brevemente cada uno de estos instrumentos:
Guía Simple:
Describe de forma general el contenido del archivo, el tipo de documentos que se tiene, las series y lahistoria de nuestro fondo archivístico. Con este instrumento solo se tiene acceso a la información general de nuestro archivo
Inventario:
La descripción de las series generadas de forma orgánica o funcionalmente en el curso de la gestión de una institución y relacionadas con un fondo o sección. Funciones: control de la documentación por el encargado y orientación para el mismo. No consigue unacceso a la información documental.
Índice:
En este instrumento podemos encontrar la descripción de cada una de nuestros expedientes que contiene nuestro archivo, aquí solo se habla sobre los documentos que contiene cada uno de los expedientes y el asunto de cada uno de estos sin meternos en la descripción de los documentos.
Catálogo:
Describe de forma ordenada e individualizada las piezasdocumentales de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional. El catálogo debe de contemplar la fecha completa la tipología documental, autor, destinatario, asunto, datos externos y signatura.

El organismo que regula las normas que hoy en día existen para la descripción archivística es la CIA (Consejo Internacional deArchivos) y las normas que se han hecho para esta actividad son:
Reglas para la Descripción de Documentos de Archivo de Canadá, RDDA:
En los años 1980 en Canadá se desarrolla el proceso de normalización.
El Bureau Canadien des Archivistes, formado por dos asociaciones de archiveros canadienses (Asociación de Archiveros de Quebec, AAQ, y la Assosciation of Canadian Archivists, ACA), es elorganismo que desarrollará la mayor parte del trabajo de normalización. En 1983 se crea el grupo de trabajo sobre Normas de Descripción Archivística.
Las RDDA se publican en 1990. Las últimas revisiones son de 2003.
Son reglas con un formato marcadamente bibliográfico para una descripción archivística.
Descripción Archivística Codificada, EAD
En 1993 la Universidad de California, de Berkeley,inicia un proyecto para desarrollar una DTD de carácter estándar, no propietario, codificado, y legible por máquina.
Daniel Pitt, investigador de este proyecto, planteó los siguientes criterios:
1. Presentación de la información descriptiva de forma extensa e interrelacionada.
2. Mantener las relaciones jerárquicas entre los distintos niveles de descripción.
3. Capacidad de representar la...