Juntas efectivas

JUNTAS EFECTIVAS: DIRECTIVOS SATISFECHOS
Revista Adminístrate Hoy
No. 83, Marzo 2001
Dr. Teodoro Carrada – Bravo

¿Cómo realizar con éxito una reunión?

Cuando asistimos a una junta o reunión de trabajo hay ciertos aspectos cruciales descuidados por la persona quien la convocó. Entre los más frecuentes mencionaremos:
• El coordinador no tenia una razón para convocar a la reunión, eso setraduce en comentarios triviales, bromas, bostezos u otras actitudes de los participantes.
• Aun si había orden del día, es común que las juntas sean informales. Hay porcas personas de excepcional talento que pueden manejar una junta informal en la que se tomen decisiones y se acepten compromisos, pero la mayoría de este tipo de reuniones terminan siendo permisivas, competitivas y a vecesconflictivas.
• El coordinador usa la palabra la mayor parte del tiempo y no acepta la participación abierta y leal; más bien le gusta que los demás lo aplaudan. Esa actitud da por resultado burlas y rumores de quienes asistieron a la junta.
• Tendencia a que solo sean dos o tres personas las que tengan el uso de la palabra.
• Propensión de los participantes a pensar lo que van a decir sin escuchar loque se esta discutiendo, lo cual da por resultado la repetición de conceptos, la monotonía y el aburrimiento.

Cada grupo se comporta de manera diferente, sus miembros tienen características personales variadas en razón de su grupo de pertenencia, sus modelos de referencia, su experiencia en otras reuniones y de manera particular, el tiempo que ha funcionado el grupo actual.

Cuando ungrupo se integra, es habitual que cada uno piense de las reuniones son un mecanismo para perder el tiempo y que seria mas útil que ellos hicieran, en ese lapso, cualquier otra cosa productiva. En una segunda etapa de sus reflexiones creen si ya están allí y deben participar por obligación, van a demostrar quien es el líder real del grupo; entonces viene una temporada competitiva y agresiva, que sibien es manejada por el coordinador, durara poco tiempo y dará paso a una tercera fase colaborativa, la cual requiere de refuerzos y correcciones para evitar un retorno a la rivalidad. Es evidente que la figura clave en este proceso es el líder del grupo.

El numero de juntas varia de acuerdo con el tipo de institución y a la personalidad del directivo pero, sobre todo, si la organización tieneobjetivos y políticas claras para todos y son aceptados como legítimos; en este caso, la necesidad de juntas disminuye notablemente, aunque no desaparece.

Las juntas o reuniones son indispensables para dos cosas: tomar decisiones significativas y comprometer a los participantes a cumplirlas, pero también puede servir para:
• Estimular ideas nuevas.
• Discutir puntos de vista que afecten a todala organización o a una de sus partes.
• Intercambiar información con relación al tema anotado en el orden del día o agenda.
• Proponer cambios en la operación actual.
• Coordinar acciones, lo que obliga a señalar acciones específicas a personas o grupos.
• Percibir problemas o conflictos entre los participantes que, sin duda, afectan al trabajo.

Es conveniente recordar que una junta nodebe efectuarse en las siguientes circunstancias:
• Plantear actividades triviales.
• Tratar temas confidenciales.
• Si ya se tomo una decisión.
• Manejar muchos datos y tratar de sintetizarlos.
• Escribir reportes.
• Evaluar acciones para premiar o sancionar.

Si hay razones para convocar a una junta, el jefe tiene que prepararla con mucho cuidado. Ante todo, hay que seleccionar el o losproblemas a discutir, los resultados esperados y quiénes deben participar, para entonces desarrollar ciertos pasos secuénciales:

PARA REALIZAR UNA JUNTA…….

1.- Definir el resultado que espera lograr y anotarlo en su orden del día. Debe escribirse con un verbo en infinitivo que denote ese resultado, por ejemplo: aprobar, definir, decidir, elegir, ordenar, clasificar, escoger, etcétera.

2.-...