Metodologia para simplificar procedimientos

METODOLOGÍAS PARA SIMPLIFICAR PROCEDIMIENTOS.

A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.

Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases:

• Seleccionar el procedimiento a mejorar.
• Describirla situación actual del procedimiento.
• Analizar el procedimiento.
• Pautas técnicas para la Simplificación Administrativa.
• Proponer el nuevo procedimiento, “procedimiento simplificado”.
• Diseño del nuevo procedimiento, aprobación y ejecución

Seleccionar el procedimiento a mejorar

El proceso de simplificación y/o racionalización de procedimientos empieza con la priorización oselección del procedimiento a mejorar. Esta primera fase, consiste en determinar, cuál de los procedimientos inventariados son los más importantes o necesarios que requieren ser simplificados, o mejorados de acuerdo a los beneficios que ello implique para la institución y para la colectividad. Para el efecto, se debe tener en cuenta el Inventario de Procedimientos.

3.2 Describir la situación actual delprocedimiento:

En esta etapa debemos examinar el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que éste debe cumplir. Para determinar la situación actual del procedimiento a mejorar debemos tener en cuenta la siguiente metodología:

A. Recolección de Datos

En esta primera etapa se deberá:

 Aplicar las técnicas de observación directa e indirecta, anotando el número de personas queintervienen en el
procedimiento; las instancias administrativas por donde recorre; el tiempo que demora en cada una de ellas; los
materiales y documentos que se utilicen; los costos y beneficios que genera; etc.
 Utilizar técnicas de entrevista, con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas y cuestionarios en general sobre laoperatividad del procedimiento; los problemas y deficiencias que se pudieran presentar; así como las sugerencias e
inquietudes que se formulen sobre el particular.

B. Descripción del procedimiento

Es una técnica que consiste en determinar y especificar los diferentes factores que intervienen en el procedimiento, llámense: los requisitos que se exige;costos; plazos; dispositivos legales; formularios y demás documentos e instrumentos que se utiliza; recursos; frecuencia de su demanda; instancias administrativas y otras incluyendo las operaciones y responsabilidades.

C. Representación gráfica:

El procedimiento en estudio, deberá ser descrito gráficamente, de manera que la información proporcionada pueda interpretarse más fácilmente. Para ellose debe aplicar la técnica de DIAGRAMA EN BLOQUES.

El uso de esta técnica nos proporciona las siguientes ventajas:

 Permite visualizar y/o analizar el flujo del procedimiento, los órganos y personas que intervienen, el tiempo y sobre todo
el tipo y número de copias de los documentos o formularios; y
 Puede ser entendido por personas no técnicas.

Analizar elprocedimiento:

Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y ver cómo puede ser mejorado.

En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se está haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienenuna secuencia lógica.

Un procedimiento no debe justificar la existencia de una oficina o institución, de ahí que es importante preguntar: ¿por qué se efectúa este procedimiento?, ¿por qué se desarrolla cada operación en el procedimiento?, ¿qué pasará si se anula el procedimiento? Es posible que la respuesta nos haga comprender que el procedimiento resulta inútil, o en su defecto, llevarnos...