Plan Administrativo Y Legal

PLAN ADMINISTRATIVO Y LEGAL
El Emprendedor de éxito

Rafael Alcaraz Rodríguez

Ed. McGraw Hill

Objetivos del área de organización

La organización es la forma en que se dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El primer paso para establecer un sistema de organización en la empresaes revisar que los objetivos de la empresa y los de sus áreas funcionales concuerden y se complementen. Una vez realizado esto, es necesario definir los siguientes aspectos:

1.- Procesos operativos (funciones) de la empresa:

• ¿Qué se hace?

• ¿Cómo se hace?

• ¿Con qué se hace?

• ¿Dónde se hace?

• ¿En cuanto tiempo se hace?

2.- Descripción de puestos:• Agrupar las funciones por similitud

• Crear los puestos por actividades respecto al tiempo (cargas de trabajo)

• Diseñar el organigrama de la empresa

3.- Definición del “perfil” del puesto, en función de lo que se requiere en cuanto a:

• Características físicas

• Habilidades mentales

• Preparación académica

• Habilidades técnicas

•Experiencia laboral

Mientras más específico sea el perfil, más seguro será cubrir las necesidades del puesto, aunque será más difícil conseguir a la persona. Es también necesario tener presente que contar con el perfil detallado por puesto no garantizará que la persona sea la más adecuada; quizá sea mas sencillo que al cumplir con dichas características se pueda poner mayor atención a aspectos tanimportantes como la actitud, lo cual a veces es mucho más importante que sus conocimientos o habilidades.

EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA

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FUNCIONES ESPECÍFICAS POR PUESTO

En el punto anterior del plan fueron mencionadas las funciones generales de cada puesto, por lo que el siguiente paso es diseñar el manual operativo por trabajador, para realizar esto, se sugiere utilizar la siguientemetodología:

1. Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada función general (recuerda que debe ser acorde con el objetivo del área funcional a la que pertenece el puesto).

2. Desarrollar las funciones específicas (actividades), necesarias para llevar a cabo cada función general.

3. Describir los procesos de cada actividad (esto es, cómo se hace, paso a paso, indicandotiempos, recursos necesarios, así como el resultado final esperado).

4. Determinar los indicadores operativos (de desempeño) y de calidad (mejoramiento) de cada actividad. En ocasiones, es recomendable establecer los indicadores cuando la empresa se encuentra ya en funcionamiento, ya que será entonces cuando se tendrán bases para conocer el desempeño de cada actividad.

El conjunto de losmanuales operativos individuales, divididos por área funcional de la empresa, constituyen los manuales operativos de la empresa.

Una vez realizado lo anterior, se deben establecer las políticas operativas, indicando y dando especial énfasis a las siguientes áreas:

• Sistema de comunicación

• Procesos para la resolución de conflictos

• Carácter moral de la empresa (valores)• Comportamientos esperados (actitudes, cumplimiento, etc.)

CAPTACIÓN DE PERSONAL

Es muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento que garantice la captación del personal requerido, de acuerdo con los perfiles establecidos para los diversos puestos. Existen muchos y muy diversos medios para reclutar personal, cada uno de ellos tiene sus respectivas ventajas y desventajas;asimismo, todos tienen, lógicamente, un impacto sobre el presupuesto que se deberá asignar para el área de recursos humanos, por lo que deberá determinarse el proceso y el costo que está dispuesto a pagar por llevarlo a cabo.

SELECCIÓN DE PERSONAL

El sistema de selección de personal es un asunto muy delicado, que debe ser cuidadosamente planeado y ejecutado, por lo que es muy importante...