PREPARATORIA

MICROSOFT OFFICE ACCESS
ACCESS es uno de los programas esenciales de Microsoft Office para crear bases de datos y administrar la información de una empresa, escuela o negocio. El trabajo de Access es muy similar al empleado con Excel pues cuentan con la mayoría de características y funciones, pero, la gran diferencia radica en que ACCESS contiene funciones más avanzadas para llevar elcontrol y el inventario de una organización.
Manejar listas de productos, llevar el inventario de una tienda, la lista de proveedores, las calificaciones de diversos grupos de una escuela puede ser una tarea muy complicada utilizando Word y Excel. Access lleva incorporada funciones y plantillas donde mediante un asistente solo tendremos que ir insertando la información más relevante y Access de formaautomática la organizara e incluso elaborara todo el reporte de pedidos, calificaciones o productos.
Al abrir Access daremos clic en la opción “BASE DE DATOS EN BLANCO” para crear nuestra primera base de datos.
Inmediatamente después deberemos de escribir un nombre para nuestra base de datos y daremos clic en el botón “CREAR”.
De esta forma entraremos al modo de “VISTA DE LA HOJA DE DATOS”,desde aquí podremos visualizar la forma en que se manejara la información y los menús de la cinta de opciones. En la “Hoja de datos” deberemos de especificar los campos que utilizaremos para nuestra tabla además de asignar el tipo de datos que contendrá para realizar de forma automática operaciones e informes. Automáticamente cuando estemos en el modo “VISTA DE LA HOJA DE DATOS” Access creara laTabla1.

En la parte superior de la ventana de Access encontraras la CINTA DE OPCIONES. Esta cinta contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las máshabituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
BOTÓN OFFICE
Haciendoclic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir, Abrir, Guardar como, Administrar, etc.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre delcomando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable: Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otrolistado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

LA BARRA DE ESTADO

LA BARRA DE ESTADO se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica quetenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.


TABLAS
Una TABLA es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la...