resumen cap 6 sistemas de informacion gerencial Kenneth C

Cap 6
Fundamentos de la inteligencia de negocios: administración de bases de datos e información
6.1. Organización de datos en un entorno tradicional de archivos
Un sistema efectivo de información da a los usuarios información exacta, oportuna y relevante. La
información exacta está libre de errores. La información es oportuna cuando está disponible en el
momento que la requieren losencargados de la toma de decisiones. La información es relevante
cuando es útil y adecuada para los tipos de trabajo y decisiones que la necesitan.
* Conceptos de organización de archivos
Un sistema de cómputos organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza
a campos, registros archivos y bases de datos. (Ver gráfico pág 236)
Un Bit representa la unidad más pequeña de datosque puede manejar una computadora.
Un grupo de bits, llamado un Byte, representa un carácter, el cual puede ser una letra, un número u
otro símbolo.
Una agrupación de caracteres en una palabra, un grupo de palabras o un número completo se llama
Campo.
Un grupo de campos relacionados, conforma un Registro.
Un grupo de registros del mismo tipo se llama Archivo.
Un grupo de archivosrelacionados forma una Base de datos.
Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar cosa o evento sobre el cual se
almacena y conserva información.
Cada característica o cualidad que describe a una entidad en particular se llama Atributo.
* Problemas con el entorno tradicional de archivos
En la mayoría de las organizaciones, los archivos de datos y los sistemas marcaban unatendencia a
crecer de manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la empresa. Cada sector
desarrollaba sus propios sistemas y archivos de datos.
Desde luego, para operar, cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa de
cómputo. Al considerar a la compañía en su conjunto, este proceso conducía a múltiples archivos
maestros creados, conservados y operados pordivisiones o departamentos separados. Al cabo de 5 o
10 años, la organización se encuentra con una carga de cientos de programas y aplicaciones muy
difíciles de mantener y manejar. Los problemas resultantes son redundancia e inconsistencia de
datos, dependencia entre los programas y los datos, inflexibilidad, una escasa seguridad de datos y
la incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.Redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en múltiples archivos de datos, de tal
manera que los mismos datos están almacenados en más de un lugar.
La redundancia de datos desperdicia recursos de almacenamiento y también conduce a la
Inconsistencia de datos, en el cual el mismo atributo podría tener valores diferentes.
Al utilizar diferentes sistemas de codificación pararepresentar los valores de un atributo se podría
generar confusión adicional (ejemplo ropa extra grande vs XL). La confusión resultante dificultaría
que las Compañías crearan sistemas de administración de las relaciones con el cliente, de
administración de la cadena de suministro o empresariales, que integraran los datos desde fuentes
diferentes.
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Dependencia entre los programas y los datos: serefiere a la estrecha relación entre los datos
almacenados en archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener
esos archivos, de tal manera que los cambios en los programas requieren cambios a los datos.
Carencia de flexibilidad: Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de
rutina, después de extensos esfuerzos de programación, perono pueden transmitir informes con
fines específicos o responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de información.
Seguridad escasa: Dado que hay poco control o administración de datos, el acceso y difusión de la
información podrían salirse de control. Es posible que la administración no tenga forma de saber
quién esté teniendo acceso a los datos de la organización, o incluso...