tecnico en asistencia administrativa
Páginas: 5 (1168 palabras)
Publicado: 27 de mayo de 2013
ELABORACION DE CIRCULARES NORMA TECNICA COLOMBIANA 3234
OBJETO: esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.
DEFINICIÓNES Y CLASIFICACIÓN
DEFINICIÓNES: para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Circular: comunicación interna o externa de carácter general normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.Acrónico: abreviatura conformada por diferentes letras, iníciales o no de una razón social.
Anexo: documento o elemento que acompaña a la circular.
Asunto: síntesis del contenido de la circular.
Despedida: palabra i frase final de la cortesía.
Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se dirige la comunicación.
Encabezado: línea deidentificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la circular.
Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
Interlinea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Líneas especiales: Anexos e identificación deltranscriptor.
Logotipo: Símbolo que identifica la empresa.
Membrete: Inscripción del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
Modelo: Esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Remitente: nombre,apellidos y cargo del firmante.
Renglón (línea de textos): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para laubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
CLACIFICACION:
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular externa o carta circular: comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
Circular interna o general: comunicación con el mismocontenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de interés común.
De acuerdo con el estilo se clasifican en:
Bloque extremo: ver esquemas.
Bloque: ver esquemas.
REQUISITOS
MARGENES:
Superior: entre 3 y 4 cm.
Inferior: entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo: entre 3 y4 cm.
Lateral derecho: entre 2 y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. (Ver esquema).
Zona 2Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel, (ver esquema).
CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige en formapersonalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración de tiene en cuenta la NTC 3393.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, y centrada y destacada con negrilla o espaciada.
Numero (referencia)
La numeración puede ser la...
OBJETO: esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.
DEFINICIÓNES Y CLASIFICACIÓN
DEFINICIÓNES: para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Circular: comunicación interna o externa de carácter general normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.Acrónico: abreviatura conformada por diferentes letras, iníciales o no de una razón social.
Anexo: documento o elemento que acompaña a la circular.
Asunto: síntesis del contenido de la circular.
Despedida: palabra i frase final de la cortesía.
Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se dirige la comunicación.
Encabezado: línea deidentificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la circular.
Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
Interlinea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Líneas especiales: Anexos e identificación deltranscriptor.
Logotipo: Símbolo que identifica la empresa.
Membrete: Inscripción del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
Modelo: Esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Remitente: nombre,apellidos y cargo del firmante.
Renglón (línea de textos): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para laubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
CLACIFICACION:
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular externa o carta circular: comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
Circular interna o general: comunicación con el mismocontenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de interés común.
De acuerdo con el estilo se clasifican en:
Bloque extremo: ver esquemas.
Bloque: ver esquemas.
REQUISITOS
MARGENES:
Superior: entre 3 y 4 cm.
Inferior: entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo: entre 3 y4 cm.
Lateral derecho: entre 2 y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. (Ver esquema).
Zona 2Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel, (ver esquema).
CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige en formapersonalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración de tiene en cuenta la NTC 3393.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, y centrada y destacada con negrilla o espaciada.
Numero (referencia)
La numeración puede ser la...
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