Tipos de archivos

Tipos de archivo

I. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO.
El alfabeto, y la secuencia correcta de letras dentro del mismo, se usan en todos los sistemas de archivo, ya que son nombres los que usualmente constituyen los títulos bajo los cuales se archiva todo documento. En los sistemas alfabéticos, los títulos son nombres de personas u organizaciones. En los sistemas geográficos, los títulos sonlos nombres de lugares. En los sistemas por asunto, los títulos son los nombres de cosas o categorías. En los sistemas numéricos, los títulos son números que se han asignado a nombres y asuntos los cuales son catalogados alfabéticamente en un índice.
Ocasionalmente, en un sistema aparece otro. Por ejemplo, en sistemas alfabéticos, puede surgir un titulo de asuntos; en sistemas geográficos, puedesurgir un titulo de persona u organización; en sistemas por asunto, un titulo de persona o geográfico.
Por lo tanto una buena parte de los procedimientos y materiales en el archivo alfabético se aplica a todos los métodos o sistemas.
El sistema de archivo es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de las personas, de sociedades o asuntos siguiendo las reglas para ordenaralfabéticamente. Es un sistema de archivo directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la institución o bajo determinado asunto. Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas.

Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético.
* Guías. Las guías son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. En la partesuperior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde aparece escrito el titulo.
Las guías, tienen dos funciones principales; Sirven como señales para guiar el ojo rápidamente a los sitios que se desean dentro de la gaveta; y ayudan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta.

* Posiciones de las pestañas. Para mayor visibilidad, las pestañassuperiores de las guías pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema y el caso que las produce. Las posiciones dependen del número de direcciones que se han hecho al ancho de la tarjeta. Estas pueden ser de uno, dos, tres etc. posiciones.

* Rótulos de las pestañas. Lo que va impreso en la pestaña de las guías, es lo que en archivo se denomina rótulo o titulo de la pestaña.* Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para poner en ella el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta. Como en las guías, las pestañas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones.

* Carpetas individuales: Al acumularse cinco o más papeles de un mismo corresponsal o asunto se hace una carpeta individual. Estese hace poniendo el nombre del corresponsal o asunto en la pestaña de la carpeta.
Una carpeta individual tendrá correspondencia sobre una sola persona o asunto. Esta correspondencia incluirá papeles o documentos originales que se reciben y copias de los pápelos o documentos que se envían. Usualmente, cuando se desea un papel de los archivos, se da la fecha así como el nombre. Por lo tanto, resultaconveniente tener todos los papeles dentro de una carpeta individual ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba los más recientes.

* Carpetas misceláneas: A menos que se pueda determinar desde el principio que un corresponsal o asunto será activo, la primera comunicación recibida de o dirigida a dicho corresponsal se pondrá en la carpeta miscelánea o general. Allí secolocan los documentos de varios individuos, entidades o asuntos hasta considerarles de bastante importancia para abrirles carpeta individual. Esta carpeta se usa para corresponsales o asuntos inactivos.
Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordenan en primer término de acuerdo con el orden alfabético de los nombres, y luego, si existen dos o más papeles bajo el mismo nombre, en orden de...