TRABAJO DE ORGANIZACION Y METODOS

1. Fases del proceso de investigación administrativa

Definición del problema
Definición del objetivo del estudio
Formulación del plan de trabajo

1.1 Definición del problema

Expuesto y solicitado el estudio, se presentan varias hipótesis en cuanto a: ¿Quiénes necesitan el estudio?, ¿qué beneficio traerá dicho estudio?, ¿afectará el estudio a otros departamentos?, una vez respondidas estaspreguntas se definirá la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulación y ejecución del plan de trabajo.

1.2 Definición del objetivo del estudio

En esta fase se precisa con todaclaridad los problemas que hayan sido detectados, definiendo el objetivo del estudio que permitirá a los analistas de organización y métodos obtener una breve información de la problemática para definir con mayor precisión el tiempo y los parámetros a los que deben ajustarse en el estudio total, para evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Es recomendable queantes de iniciar el estudio, los responsables convengan y definan el objetivo con el jefe de la unidad afectada.

1.3 Formulación del plan de trabajo

Determina la naturaleza y la magnitud del problema; una vez definido el objetivo y practicada la investigación preliminar, deberá formularse el plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo. Un plan de trabajo deberá especificarcon claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde, cómo y cuándo, y quiénes lo harán y en qué tiempo.

2. Fases del proceso de investigación administrativa

2.1 Recopilación de datos
Consiste en obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las operaciones que integran el sistema en estudio. Se trata de comprender, no de reunir una extensacolección de hechos que desafían cualquier tipo de análisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener información que pueda ser de utilidad para el proyecto; además, debe vislumbrar la manera de hacerla llegar hasta él para utilizarla en forma óptima. Se espera alcanzar una integración de la información:
a) Información general: Se reúne información general paraobtener una perspectiva más amplia de las operaciones de la empresa. El planificador deberá familiarizarse con la estructura sobre la que se apoyará el nuevo sistema.

b) Información estructural: Describe la interacción en el ambiente externo del negocio (ej.: clientes y proveedores) y los recursos del negocio. Esta información es requerida para preparar al planificador para el análisis operativoy el trabajo de proyecto de sistemas adelantado, desarrollando una amplia comprensión del negocio.

c) Información operativa: Una vez obtenida la información general y estructural, el planificador de sistemas examinará ahora el negocio en marcha. Las operaciones existentes deberán ser analizadas y registradas con el propósito de entenderlas en términos de verdadero requerimientos de procesamientode datos del futuro sistema.


2.2 Análisis de datos
Terminada la fase de recopilación de datos, el funcionario de Organización y Métodos debe ir analizando los datos a medida que vaya reuniéndolos, y comprobar si tiene toda la información que necesita, éstos datos deberán someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permitirá descubrir las causas que impiden la operación normal deun sistema, un procedimiento o un método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos, duplicaciones, despilfarros, etc.

2.3 Formulación de recomendaciones
Los tipos de recomendaciones que resulten de un estudio de Organización y Métodos podrán clasificarse dentro de algunos de los siguientes tipos:
a) Recomendaciones de Eliminación: Supresión de un sistema de trabajo; eliminación...