10 Pasos para redactar informes

10 PASOS PARA ESCRIBIR INFORMES CLAROS
Extraído de la Revista Internal Auditor de Febrero 2003. Traducción de Leticia Quiroga, CIA, Instituto de Auditores Internos de Argentina

El éxito de una auditoría muchas veces puede depender de la calidad de sus comunicaciones escritas. Diez técnicas fundamentales pueden ayudar tanto a principiantes como a auditores experimentados, a asegurar que susdocumentos generen resultados con valor agregado.. Por David H. Lynch y Steven Golen Usted ha terminado ya su análisis y debe explicar los resultados por escrito a la alta Gerencia. Sabe que la Dirección juzgará su trabajo basándose en su entendimiento del documento que Ud. está a punto de componer. Y se pregunta, “¿Cómo puedo comunicar mis ideas de manera que los lectores puedan entenderlasfácilmente? La habilidad para escribir eficientemente es un requerimiento esencial para todo tipo de negocio profesional. Para los auditores internos, la escritura clara acerca de hechos, procedimientos, observaciones y recomendaciones, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una auditoría. Así se esté preparando un reporte de auditoría, un memo, o un plan para el comité deauditoría, la calidad de sus documentos escritos afectará el grado en que su mensaje sea comprendido y alcance los efectos deseados. Un enfoque sólido del proceso de escritura puede asegurar que sus comunicaciones escritas brinden información clara y efectivamente. Aunque no es la intención dar una instrucción amplia, la siguiente serie de pasos claves para la escritura puede ayudarle a poner sus ideas enpapel más fácilmente y a transmitir su mensaje con el máximo impacto.

1.

IDENTIFICAR LA IDEA PRINCIPAL

Antes de comenzar el proceso de escritura, definir el mensaje que Ud. desea comunicar. Comience por preguntarse a sí mismo: “¿Cuál es la idea central de mi documento?” En otras palabras, ¿cuál es el propósito principal, el tema, o tesis que su documento debe transmitir? Una vezestablecida, esta idea se convierte en el punto de partida lógico para su discusión. Una tesis clara y bien definida funciona como hilo unificador que ata todo el documento. Más aún, define el alcance de su documento, ayudando a determinar qué debe ser cubierto y qué no. Sirve como generalización principal para su discusión y representa el primer paso para establecer la estructura del informe. Un elementode la idea principal que requiere particular atención es el objetivo general de su mensaje, o su resultado esperado. Específicamente, Ud. debe decidir si el informe necesita informar o convencer al lector. Por ejemplo, si el

propósito del documento es analizar información sobre las ventas anuales y explicar cualquier variación con respecto a las cifras pronosticadas, el mensaje deberá serinformativo. Por el contrario, si Ud. necesita analizar la información sobre las ventas y variaciones para justificar los ajustes al presupuesto, deberá emitirse un mensaje persuasivo. La determinación del propósito del mensaje en forma preliminar, le permitirá decidir si el documento debe simplemente presentar información o establecer un argumento, y le permitirá determinar el tono correcto para sunarrativa.

2.

ARMAR LOS PUNTOS DE SUSTENTO Y HACER UN BOSQUEJO

Una vez identificada la idea central, deben establecerse los puntos de sustento que refuercen esa idea y se expandan sobre ella. Estos puntos proveen los detalles específicos que sustentan el propósito y el mensaje contenido en su informe. Una manera de generar los puntos de sustento claves es responder preguntas específicasacerca de su tema central. Para determinar los puntos que deben ser cubiertos, puede ser útil preguntarse: ¿Cuáles son mis expectativas sobre este informe? ¿Qué se pretende lograr con él? ¿Qué contenidos específicos necesitan ser abordados? ¿Cuál es el orden de importancia de los diferentes puntos? ¿Cuál es mi auditorio? (a quién está dirigido) ¿Cuál es el nivel de conocimiento de mi auditorio...