Actas administrativas

ACTAS ADMINISTRATIVAS
NTC. 3394

El acta es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión
Las actas se clasifican en
ACTA NO REGISTRADA: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos
ACTA REGISTRADA: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas en comandita, consejos y juntas directivas que obliga a cumplircondiciones especificas de la entidad

REQUISITOS
REQUISITOS GENERALES
TITULO
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario
NUMERACION
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comité internos, puede indicarse numeración cada año
PRESTACION
Lasactas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se distinguen para el efe
REDACCION
* Se redacta en tiempo pasado
* Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio
* El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación
* La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borronesni repisados
PAGINAS SUBSIGUIENTES
Se establecen los siguientes requisitos:
* Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna
* El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial
Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el numero correspondienteseparados por guion
En la misma línea contra el margen derecho se escribe el numero de la pagina, sin precederlo del símbolo (numero) ni la abreviatura (No)

REQUISITOS ESPECIFICOS
RAZON SOCIAL
En el margen superior de la primera pagina va la razón social, impresa o escrita
TITULO
El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a 3interlineas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar)
DENOMINACION DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
Después del titulo a 3 interlineas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el numero consecutivo que le corresponda
FECHA
Contra el margen izquierdo a 3 interlineas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida de dos puntos(:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año) separados por la coma
HORA
Contra el margen izquierdo de 1,5 a 2 interlineas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión
LUGAR
Contra la margen izquierda de 1,5 a 2 interlineas de lahora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión
ASISTENTES
Contra el margen izquierdo de 1,5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeñacada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos
En reuniones o comités integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades
En caso de sociedades mercantiles es necesario tener en cuenta, quesi los socios concurren a través del apoderado, debe expresarse el nombre de este
INVITADOS
A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlineas del ultimo nombre se anota la palabra INAVITADOS, seguida de dos puntos y contra el margen izquierdo
AUSENTES
Contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos se anota la palabra AUSENTES, si los hay de 1,5 a 2 interlineas del ultimo nombre...