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TALLER SGC Nº1
(Estructura
Documental)

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

DEFINICIONES
MANUAL DE CALIDAD: documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización.PROCEDIMIENTO: forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
PLAN DE CALIDAD: documento que especifica los procedimientos y recursos
que
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándodeben aplicarse a un proyecto,
proceso,
producto o contrato específico.
 INSTRUCTIVO: documento que especifica la manera de realizar un proceso,
actividad
o conjunto de actividades.
FORMATO:documento preestablecido impreso o digital, en el cual se registra
información relacionada con unan actividad o un proceso. Los formatos
diligenciados se
convierten en registros.
REGISTROS: documentosque presentan resultados obtenidos o proporcionan
evidencia
de actividades desempeñadas

GLOSARIO
◦ COPIA CONTROLADA: aquella que se usa para tener control sobre los documentos
distribuidos alpersonal de la organización o entidades externas poseedoras de
documentos.
◦ DOCUMENTO VIGENTE: aquel que a la fecha rige las actividades operativas o
administrativas, cuya versión se encuentraregistrada en el listado maestro de
documentos o en el listado de documentos de origen externo.
◦ FORMATO: es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra
información relacionada conuna actividad o un proceso. Los formatos diligenciados se
convierten en registros.
◦ LISTADO DE DOCUMENTOS: registro que contiene la versión vigente y aprobada de
los documentos de origen internoy externo.
•

 
◦ REGISTRO: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados obtenidos.

•

 
◦ VERSIÓN: representa el número de veces que undocumento ha sido actualizado,
modificado o aprobado. Cada que se realiza alguna de estas actividades, la versión
cambia al número inmediatamente superior. Se representa con un número de dos...