Acuerdo 037-2002 Archivo

ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002)

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LANACIÓN, En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social. Que el titulo IV de la Ley 594 de 2000establece las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”. Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de losarchivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”. Que el Parágrafo 3 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN para establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir laspersonas naturales o jurídicas que presten estos servicios. Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm. Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los “mensajes de datos” y sin perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de laLey 594 de 2000 se considera oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de documentos de archivo. ACUERDA: ARTICULO PRIMERO.- Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de loestablecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos: A) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS, ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o ciencias de la información o que cuenta con una experienciamínima de cinco (5) años en trabajos archivísticos. La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable del desarrollo de los procesos archivísticos que se le contraten. Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante certificacionesde prestación efectiva del servicio.

B)

SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales.

1. EDIFICACION: 1.1. UBICACIÓN

Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes oposible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación. 1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES.

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima 2 de 1200 kgm/m , si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra...