Administración y Control de Documentos Contables

CONCEPTO
El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlosfácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son colocados, en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentosrelacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.

IMPORTANCIA
Representa la memoriade un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Un archivo no tiene mayor valor cuando losdocumentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, sólo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto esnecesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.

CONSERVACIÓN
* Archivo Inactivo.- Guardadopor varios años
* Archivo Central.- Sótano, guardado de documentos de años atrás
* Archivo Activo.- Documentos actuales.

MUEBLES DE ARCHIVO MÁS CONOCIDOS
* El archivador horizontal.-Es el uso de gaveta para fines de archivo. Consiste en colocar los papeles en posición horizontal, uno encima de otros sin doblarlos.
* El archivar lateral.- En este método los documentos seapoyan sobre uno de los lados del archivador (estante), en este se va colocando uno junto al otro como los libros de una biblioteca y el título del documento debe de anotarse en el lomo. Este métodoes adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, discos, etc.
* El archivador vertical.- En este método los documentos se apoyan en forma vertical en bolsas colgantes uno detrás de... [continua]

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(2011, 09). Administración y Control De Documentos Contables. BuenasTareas.com. Recuperado 09, 2011, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Administraci%C3%B3n-y-Control-De-Documentos-Contables/2712779.html

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