ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN ANEXO 1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ANEXO 1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIMEGÉ
1er. Nivel
Manual de Mejor Gestión:
Documento general que describe el SIMEGÉ y
establece las políticas generales y procesos del
SIMEGÉ.
2do. Nivel
Macroprocesos y Procesos:
Documentos que especificanlas características
de los macroprocesos, los procesos y sus
principales rasgos diferenciadores.
Mapa de Macroprocesos, Caracterizaciones de
Procesos, Normogramas, Mapas de Riesgos,
Otras Políticas, Otros Manuales.

3er. Nivel
Procedimientos:
Documentos que describen la forma como se
ejecutan las actividades de un procedimiento,
los formatos asociados a ellos, las guías y losinstructivos.
4to. Nivel
Registros del SIMEGÉ:
Documentos que presentan resultados
obtenidos y proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, está
compuesta por su encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra
a continuación:

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ANEXO 1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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A continuación se describe en detalle cada campo y se establecen las directrices generales
para su gestión:
Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y
deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguientefigura.
VERSIÓN

CÓDIGO

MACROPROCESO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
PÁGINAS:

LOGO

NOMBRE DEL
DOCUMENTO

PAGINACIÓN

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:







Manual de Mejor Gestión,
Caracterizaciones de Procesos,
Mapas de Riesgos
Normogramas
Procedimientos
Guías e Instructivos

NOTA: No incluyen este encabezado: El Plan Estratégico, los Manuales deÉtica y de Buen
Gobierno, los Reglamentos, las Políticas y los Documentos Internos y Externos que se
encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la Universidad, tales:
Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, etc. Así mismo, los formatos
generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros,
los cuales conservarán suestructura actual.
A continuación se muestra el detalle de cada campo:
a. Logosímbolo: El logosímbolo a usar en los documentos del UN-SIMEGE, Sistema de
Mejor Gestión, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de identidad
visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

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DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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Para efectos de la identificación de los documentos, el logosímbolo no hará referencia
a dependencias, sedes o procesos.
b. Nombre del Macroproceso: En esta casilla se cita el nombre del macroproceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.
c. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo dedocumento que se está
elaborando (Manual de Mejor Gestión, Caracterización de Proceso, Procedimiento,
Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el titulo del
documento que se va a referenciar.
d. Código: La codificación de los documentos del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor
Gestión, se realizará de manera alfanumérica y manualmente como se señala acontinuación, pudiendo utilizarse cualquier sistema electrónico para facilitar la tarea,
en atención a los recursos disponibles:
Prototipo de codificación máxima posible para un Documento de UN-SIMEGÉ.

COBERTURA
DEL
DOCUMENTO

X

TIPO DE
DOCUMENTO

XX

XX

DOCUMENTOS
PROPIOS
DE FACULTAD,
LABORATORIO, ETC.

XX

CONSECUTIVO
DEL
FORMATO

CÓDIGO DEL
PROCESO

XXX

CÓDIGO DEL...