Administracion de proyectos

INTRODUCCION

Llegamos a la 4ª unidad de la materia de administración de proyectos con ella estamos concluyendo la materia.

Aquí veremos la etapa final que se refiere al control y cierre del proyecto, como las unidades anteriores que ya son de nuestro saber son el complemento de esta.

Sabremos la importancia del proyecto y los seguimientos que se deben hacer, así como también las graficasnecesarias para la realización del cierre y también los informes seguidos con la aceptación del proyecto.

Se define claramente lo que el proyecto tiene como objetivo, la documentación adecuada y otras utilidades.

UNIDAD IV CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO.

4.1 Control: Importancia y métodos de control.

Las mayores desviaciones que se producen en un proyecto son debidas a deficiencias enel control del mismo. Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento:

• Seguimiento técnico.- Controlando el avance de las tareas, esto es, lo realmente conseguido, que será mucho más fiable si se calcula en función de estimaciones de las tareas individuales.
• Seguimiento económico.- De las horas invertidas, compras opedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Estas son algunas acciones a llevar a cabo para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto:

• Recoger datos.- La información es la principal herramienta de que dispone el director de proyectos para mantenersealejado de los problemas. Existen varias formas de recogerla: informes (Informes de tarea), reuniones (Internas o Externas), de otros departamentos (Administración, Finanzas, etc.), etc.
• Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios: ESFUERZO (horas empleadas por recurso y tarea), COSTES y PLAZOS (duraciones, fechas de inicio y fin, márgenes), AVANCES INTERMEDIOS.• Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados.
• Informar.- Es tarea del director de proyecto elaborar los informes de seguimiento de forma periódica, puntual, concisa e impersonal y presentar propuestas de soluciones en el caso de producirse desviaciones. Estos informes deben de ser analizados por el supervisor que deberá sacar conclusiones y tomar medidas. Esconveniente que los informes tengan un formato fijo, que evite la tentación de seleccionar su contenido. 
• Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos.- Teniendo en cuenta las aportaciones de la gente más afectada por la decisión, fijando prioridades y alternativas (criterios de ejecución, tiempos, costes) y comunicando las decisiones con tacto y consideración. • Re-planificación.- En caso de ser necesario realizar una re-planificación del proyecto efectuando los cambios que sean necesarios e integrarlos de nuevo en todo el sistema de gestión de proyectos.

4.1.1 Grafica de avance.
En virtud de que cada uno de los procesos componentes del proyecto es conducido por distintas personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar susactividades a tiempo, es necesario que tengan su gráfica de control en donde puedan observar tanto el avance de su proceso como su rendimiento.

Esta gráfica es similar a la de rendimiento usado en el proyecto.
Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando en dónde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una ideaprecisa de sus disponibilidades de tiempo.

4.1.2 Grafica de rendimiento.
Con lo anterior queda lista la gráfica de avance para recibir la información.
Preparemos ahora la gráfica de rendimiento que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo.
En la ordenada presentamos una escala con...