Administracion Documental Actividad 1

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDA 1 SENAVIRTUAL

05/05/2012
PROFESORA: ELIMAR LOPEZ AMAYA
PRESENTADO POR: MARTHA VIANID SALGADO ESQUIVEL

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (libros, internet, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La digitalización delos documentos plasmados digitalizados en el formato único de inventario documental aprobado por el Archivo general de la Nación son una herramienta para la fácil ubicación de la documentación y cualquier serie documental organizada por su estructura orgánica.
La integración de las soluciones que tradicionalmente se habían desarrollado de forma independiente para satisfacer las diferentesdemandas de la gestión documental, que principalmente son: la captura de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo (distribución de tareas, seguimiento y archivado).
Gestión documental, permite archivar información existente en cualquier formato (imágenes, documentos de aplicaciones ofimáticas, faxes, correo electrónicos, audio,video) mediante la asociación de información estructurada al documento capturado (indexación) y se posibilita su posterior consulta, recuperación y tratamiento. Además se contempla la gestión de contenidos que permite la recuperación organizada de la información del sistema y la realización de un posterior procesamiento para su publicación en otros medios, como la microfilmación.
Es un sistema degestión documental integral completamente adaptable (gracias a su desarrollo en módulos y a sus posibilidades de parametrización) a las necesidades específicas de cada compañía y de cada proyecto de gestión documental. Pudiéndose adaptar a cualquier requerimiento, desde la automatización de un proceso de trabajo específico a la evolución de una organización tradicional hacia una "empresa sinpapeles" para cuidar el medio ambiente.

2. A partir de la consulta:
* Establece los objetivos que debe perseguir la Administración Documental.
OBJETIVOS

_ Establecer y difundir normas que reglamenten la Administración de las comunicaciones oficiales en la Universidad, para el recibo, despacho y archivo de la misma.

_ Crear parámetros de aplicación general en la gestión documental quefaciliten la comprensión bajo un lenguaje común.

_ Proporcionar una herramienta de fácil consulta a las diferentes dependencias comprometidas con el desarrollo en la imagen Institucional.

_ Estandarizar formas de comunicaciones oficiales y actos Administrativos

_ Orientar a los funcionarios en el trámite de comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de sus funciones.

* Elaboraun ensayo máximo 2 páginas sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras. En el espacio “Documentos de Estudios”, encontrarás las pautas para la elaboración de un ensayo.
ENSAYO DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Los archivos son importantes para la administración y la cultura de cualquier empresa, porque los documentos que los conforman son impresendibles para la tomade decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

De tal forma LOS SERVIDORES PUBLICOS son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y LOS PARTICULARES son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

La organización en una empresa esindispensable para el éxito y el progreso de la misma, y LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta.
Como el avance de la tecnología no para...