Administracion

TABLA DE RETENCION DOCUMETAL
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
* Facilitan el manejo de la información.
* Contribuyen a laracionalización de la producción documental.
* Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
* Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
* Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
* Regulan las transferencias de los documentos en las diferentesfases de archivo.
* Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

FORMATO

TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
Definido por el Archivo General de la Nación AGN como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y losprocedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
EL OBJETIVO
El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias
SU IMPORTANCIA
Para la administración:
* Permiten planificar las acciones que debenadelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.
* Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.
* Sirve de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
* Garantiza el derecho a la información.
* Favorece una adecuadaselección documental.
* Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
* Racionaliza recursos y espacios.

ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE LAS TVD
Basados en el conocimiento de la historia institucional, y con los inventarios de cada etapa del desarrollo de la entidad se elaborará la propuesta de TVD. El nombre de la entidad, de la unidad administrativa y de las series oasuntos son los datos con los cuales se iniciará el diligenciamiento del formato. El tiempo de retención en el archivo central, la disposición final y los procedimientos será el resultado de la valoración.
El código se asignará siguiendo el orden jerárquico de dependencias y el orden alfabético de las series o asuntos.
La propuesta de TVD deberá presentarse ante el Comité de Archivo de laentidad debidamente sustentada, acompañada de to-dos los actos administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales, y demás normas internas y externas que afecten la producción documental y que determinen su retención o su disposición final.

DEFINICION
* ORGANIZACION
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden,a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.
En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.
SINONIMO: Ordenación, disposición, colocación, distribución, estructura, entidad, establecimiento.
*CLASIFICACION
Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.
SINONIMO: Ordenación, separación, distribución, organización, agrupar, registrar, dividir.

* ORDENACION...