Administración del Tiempo en las Organizaciones

INDICE
I. LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES

EL SENTIMIENTO DE FALTA DE TIEMPO
EL TIEMPO SUBJETIVO

II. LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

PRINCIPIOS QUE RIGEN EL USO DEL TIEMPO
PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO
CÓMO PROGRAMAR EL TIEMPO

III. ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES

ASPECTOS CULTURALES
APECTOS ORGANIZACIONALES
ASPECTOS PERSONALESIV. LAS TAREAS

PRIMER ENFOQUE: ACTIVIDAD VERSUS AGITACIÓN
SEGUNDO ENFOQUE: EFICACIA VERSUS EFICIENCIA
TERCER ENFOQUE: IMPORTACIA VERSUS TRIVIALIDAD
V. MEJORA DEL RENDIMIENTO DEL TIEMPO DE TRABAJO

TIEMPO DE TRABAJO Y BIENESTAR
CANSANCIO Y CALIDAD DE LAS TAREAS REALIZADAS
LAS INTERRUPCIONES
TIEMPO ASIGNADO

VI. INCIDENCIAS, URGENCIAS Y CRISIS

GESTIÓN DE LAS URGENCIAS
RESOLUCIÓNDE LA CRISIS
SUMIDEROS, DEVORADORES Y LADRONES DEL TIEMPO

VII. LA DELEGACIÓN

DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
CONSECUENCIAS DE LA NO DELEGACIÓN
LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES

De todos los recursos que tienen que gestionar las organizaciones en la consecución de sus objetivos, el tiempo es uno de los más escasos.

Si no se dispone de una cultura organizacional adecuada ni deun mínimo de organización es impensable plantearse una estrategia para gestionar y controlar el tiempo. Por lo tanto, los primeros pasos irán en la dirección de estudiar y modificar en su caso, la cultura de la organización, dirigiéndola hacia una cultura sensible a la gestión del tiempo, como elemento indispensable en las tareas y la consecución de los objetivos, y, a corregir el desorden, parapoder establecer correctamente los objetivos, la planificación y la programación.

Sin embargo, el primer paso la realización de una gestión eficaz del tiempo en su organización es que usted comprenda el concepto de tiempo y sus objetivos personales porque en ausencia de una clara definición de los objetivos que usted tiene, cualquier técnica de planificación y gestión del tiempo será totalmenteinútil.

EL TIEMPO SUBJETIVO

Podemos considerar que hay todo un conjunto de causas que podrían ser contempladas como de contracción de la vivencia subjetiva del tiempo. El hecho de que cada vez se produzcan más transformaciones, más eventos por unidad de tiempo, puede vivenciarse como una aceleración de este. Tener la sensación de que todo ocurre más rápido es equivalente a sentir quetenemos menos tiempo. La revolución tecnológica y, ahora, la digital han ampliado el fenómeno que se dio en la revolución industrial y el ritmo de las transformaciones en el tiempo: por ejemplo, si consideramos desde el año 1 de nuestra era, cuánto tiempo ha necesitado la humanidad para duplicar el volumen de sus adquisiciones tecnológicas, veríamos que desde el año 1 hasta el 1700 no consiguió doblarpor primera vez el capital tecnológico, luego se tardó “solamente 150 años para volver a duplicarlo y, luego, otros 75 más para volver a duplicarlo (1925 aprox.). Desde 1965 a 1975 se vuelve a duplicar y, actualmente, ya se puede dar cada 4 años.

Si ha habido una contracción del tiempo también la ha habido del espacio. Las distancias geográficas se han acortado, aunque la Tierra sigue teniendoel mismo tamaño. Eso indica que también los intercambios se han acortado.

El desarrollo de las comunicaciones (con Internet a la cabeza) ha sido uno de los campos de mayor impacto tecnológico. La automatización de los procesos de gestión con la introducción masiva de los ordenadores y la red ha acelerado toda la operativa. Con ello se pone a prueba la capacidad de análisis, los reflejos a lahora de adecuar nuestros planes, cambiar objetivos, reformular políticas o, incluso, cambiar de estrategia.

Ello supone enfrentarse a más decisiones en menos tiempo, que reducen drásticamente el tiempo de respuesta.

Malgastamos nuestra energía mental cada vez que nos obsesionamos con la eficiencia y la productividad, sin preguntarnos acerca de la importancia de las tareas que realizamos....