Administradora

Cuando se realizan los trasteos de oficinas es importante transportar de forma adecuada toda la documentación y el archivo para el nuevo lugar, evitando así perdida de información o de papeles indispensables para el funcionamiento de la empresa.


El embalaje de los documentos debe hacerse en cajas y apilándolos, sin embargo es necesario separarlos por tema, departamento o prioridad, porque deesta manera se organizará más fácil y rápido en la nueva oficina; no obstante cerciórese que queden bien asegurados (no deje espacios), así el movimiento del vehículo transportador no los desorganizará.


En otras ocasiones los papeles ya están guardados en carpetas, folders o archivadores AZ, el problema para el transporte de mercancías es que ocupan más espacio que los papeles sueltos, perola ventaja es que protegen mejor sus expedientes, registros, recibos o escritos.


Sí son archivadores AZ al amontonarlos en las cajas, coloque el lomo contra uno de los laterales de empaque y el siguiente deposítelo de forma inversa, es decir, si el lomo está a la izquierda el segundo debe ir a la derecha, con ello se mantendrá nivelada la pila de carpetas durante las mudanzas; recuerde que nodeben quedar espacios en el embalaje porque estos permiten el movimiento y sus papeles pueden dañarse o revolverse.

Recibo y Despacho de la Documentación

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1. . En el momento de efectuar el envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte, teniendoen cuenta lo anterior documéntate y:

➢ Precia los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.
➢ Establece la forma correcta de embalar impresos, objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documento que no pueden doblarse, ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos


R/TA


Losrequisitos que se deben tener en cuenta para el acondicionamiento de envió de documentos son:


• Clase de correspondencia que maneja la entidad
• Uso o finalidad que se le dará
• Requisitos de presentación formal
• Tramite
• Normas legales de conservación
• Control y firma
• Registro de control de envió de documentos
• Contratación de empresasespecializadas
• Método de empaque y embalaje
• Peso y porteo de documentos.


La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.








Reglas generales


• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.


•Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.


• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.


• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesosgrandes.



2 Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.
• Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento, o Servicio de la Universidad de Murcia indicando el nombre del remitente. Si el envío se efectúa en sobre acolchado o en forma de paquete, llevará el sello del Departamento o Servicio que remita.
• La dirección de los envíos deberá serclara y legible incluyendo siempre el código postal de la población de destino.
• En la confección de los sobres oficiales de los Departamentos o Servicios en la imprenta se incluirá en parte superior derecha del sobre el cajetín del franqueo pagado autorizado a la Universidad, autorización nº 300519.
Todos los envíos que vayan certificados deberán llevar el impreso de certificado debidamente...