Adminitracion documental

ACTIVIDAD APRENDIZAJE 1

DEFINICION DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con elobjeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
El concepto de la oficina sin papel revoluciona el manejo documental de las organizaciones. Sustituir el papel tradicional por un documento digitaltrae grandes beneficios como la reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros.
Para lograr un reemplazo real de los procesos hacia el mundo digital es necesario dotar de seguridad a este último. Los documentos digitales deben ofrecer al menos los mismos atributos de seguridad para que puedan representar un realreemplazo de la tecnología.
La Firma Digital de documentos, correos, comunicaciones, transacciones, etc. permiten alcanzar este objetivo, y las herramientas de gestión de documentos se encuentran a disposición de la organización para hacer un uso racional y eficiente de los tiempos y recursos.
El proceso y desarrollo de diferentes técnicas de archivo, agilizan las actividades de una empresa,aplicándolas según sus necesidades. A través del conocimiento de la administración documental se logra la clasificación, confección y trámite de información de forma ágil. Con el presente ensayo pretendo profundizar en los conocimientos que a diario aplico en la actividad de manejo de documentos, en la cual deseo implementar una mejora que me permita realizar mi labor con mayor productividad.
En eltranscurso de una institución desde su fundación, se genera un historial de procesos y bases documentales que conforman su patrimonio cultural y por lo tanto es indispensable su conservación; de esta necesidad surge la búsqueda de conocimientos que conlleven a la creación de espacios destinados a guardar y consultar datos en cualquier época que se requieran.
Un concepto amplio y conciso de laAdministración documental se sustenta en la organización de documentos producidos y recibidos por una persona natural o jurídica, dando un manejo archivístico para utilizar técnicas aplicables en la agrupación y organización de documentos.
El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamentepara el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución. La facilidad de búsqueda y acceso a la información en el menor tiempo posible, hacen de la administración documental una actividadgratificante que genera resultados   eficaces, así mismo el ahorro de tiempo permite brindar una mejor calidad de atención al cliente y el propio desenvolvimiento del   funcionario que desarrolla la labor de búsqueda.

OBJETIVOS
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

* Establecer los procedimientos para ejecutarrápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
* Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
* Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
* Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos....