Agilización

INTRODUCCIÓN
De acuerdo a las necesidades detectadas en mi campo de trabajo, venía haciendo falta trasladar procesos de trabajo manuales hacia lo digital; es decir, manejarlos a través de la computadora.
Llevar el control escolar de las Normales de este estado implica distintos rangos a lo largo de un ciclo escolar: Inscripciones y recepción de documentos de alumnos de nuevo ingreso;otorgamientos de matrículas; revisión de semestre A; reinscripciones al inicio del semestre B; revisión del semestre B; certificaciones durante el ciclo escolar; cotejo y aprobación de documentación de alumnos que egresan en el ciclo escolar; expedir números de autorización de Actas de Examen Profesional, así como repartir certificados y títulos a cada Escuela Normal para su elaboración en la misma, yposterior revisión en este Departamento.
Todo lo anterior en mi caso particular me ha llevado en distintos aspectos a crear formatos en Excel, sobretodo, para la agilización y expedición, y para futura referencia, ya que en lugar de buscar algo manualmente en papeles dentro de archiveros o cajas, se recurre a los archivos creados.
El Control Escolar de las Normales de Aguascalientes era un trabajoque en su mayoría se realizaba manualmente; es decir, se revisaban los documentos en papel, se firmaban, se tenían distintas libretas para ir asignando manualmente los números de matrícula, los folios de Actas de Examen Profesional, etc. Para casos de consulta, necesariamente para comprobar algo o saberlo, había que buscarlos en el lugar donde estuvieran archivados físicamente. Inclusive secontaba con la computadora y ésta no era utilizada en ningún caso.
En dichas revisiones a las escuelas Normales, se llega a hacer todo un despliegue de información y papeleo, se atiborra uno de documentos, folders, cajas, y se hace tardada una revisión manual de cada aspecto. En su mayoría, las mismas Normales ya venían manejando digitalmente algunos de los datos que deben traer aquí en las revisionesde semestres y expediciones de documentos oficiales; eso facilitó y ayudó también a ir a la par, pues sería un atraso que una de las partes se modernizara y manejara todo digitalmente y la otra pidiera todo de forma manual.
OBJETIVOS
El objetivo ha sido lograr tener bases de datos y formatos de los distintos documentos y procesos que implica el control escolar de las Normales, ya que el fin esmodernizar y avanzar siempre de acuerdo a los tiempos; sobre todo el objetivo ha sido y es obtener mayor rapidez en la localización de información y elaboración del trabajo específico, lo que crea eficiencia y redunda en ahorro de recursos físicos, muy importante en la actualidad donde cada vez más se logra crear la llamada “conciencia verde”, a la vez que se obtiene ahorro en material.
El trabajoque implica el control escolar en las Normales tiene tiempos muy marcados, que a veces se prolongan más de lo debido, y era de suma importancia para mi, tener los medios que me ayudaran a cumplir con esos tiempo, hasta a superarlos para no atrasarse. Era imperante transferir los datos de cuadernos, de oficios, de números, folios, etc, otorgados cada año en papeles o libretas, a archivosdigitales; trasladarlos a un lugar fijo y de mayor seguridad.
DESARROLLO
Como ya lo planteé, en el trabajo específico que implica el Control Escolar de las Normales del Estado, hace todavía pocos años se venía realizando todo de forma manual, aunque se contara con la valiosa herramienta de la computadora. Si bien fui viendo que hay documentos que de plano se tienen que imprimir por parte de las escuelasy revisar físicamente en mi área, invariablemente también tuve la inquietud y necesidad de trasladar procesos manuales, procesos por escrito, a archivos, formatos, en la computadora.
En el transcurso de los recientes años que llevo en esta área detecté en cada rango particular de lo que implica el trabajo un ciclo escolar, el tipo de formato que podía ir creando.
CASOS ESPECÍFICOS DONDE SE...