Agrupaciones Documentales

PERALTA PERFILERIA S.A.S.

MANEJO Y FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

INTRODUCCION

Para desarrollar esta idea, es necesario hacer un breve recuerdo de los procedimientos y estrategias que se adoptaron para el departamento de archivo en PERALTA PERFILERIA S.A.S; especialmente durante los últimos años, indicando cuales fueron las causas del ¿por que no funcionaron? y el ¿por que nocontinuaron?, pues debemos tener en cuenta el área de archivo, como una parte integrante de la empresa y no como una unidad independiente.

Luego describiremos cada una de las políticas que se llevaran acabo durante el proceso, junto con los criterios que se manejaran para mejorar y lograr el optimo funcionamiento del área de archivo.

Por otro lado conoceremos los objetivos que se lograrancon la implementación del nuevo sistema de organización documental.

Finalmente se harán algunas pequeñas consideraciones generales sobre distintos aspectos que creemos de importancia para lograr conseguir las metas propuestas; puesto como anteriormente no debemos olvidar que por menor sea el trabajo realizado, será en beneficio a la empresa y para cada uno de sus colaboradores.

PROPUESTAComo ya sabemos PERALTA PERFILERIA S.A.S, como ente reconocido maneja diferentes clases de información como cualquier otra compañía, en su defecto es necesario implementar metodologías de archivo para su debido manejo y conservación de si mismo. Es allí donde la persona encargada del área lleva unas series de políticas y controles para el almacenamiento de dichos documentos.

En el tiempo en quese analizo y elaboro un estudio de las posibles causas que debilitaron el funcionamiento de la unidad pudieron haber sido por:

1- No se implanto unas políticas
2- No se siguieron las políticas internas
3- No se implemento un sistema organizacional
4- No se llevo un control
5- No existió un procedimiento
6- Falta de capacitación

Todo lo anterior genero que la mayorparte de los documentos se archivaran de una forma inapropiada y sin las condiciones reglamentadas. Por ello el estado físico y el sistema de organización de archivo a la fecha no es el mejor.

Dando paso a la idea, es importante tener en cuenta que cada documento o papel, sin importar su contenido o cantidad siempre va a tener un grado de importancia; lo cual nos lleva a pensar en crear unprocedimiento conciso y eficaz.

La propuesta que se quiere se compara con el sistema que es utilizado en algunas de las bibliotecas del país dando un claro ejemplo de la conservación, clasificación, organización, gestión documental, servicio, control, y etc.; de distintas informaciones. Dado a que este sistema es eficaz a la hora de encontrar documentos que se quieren y creando a la vez que estos nose pierdan o refundan.

Por esta razón, es fundamental que se adopte este sistema; ya que para efectos legales, la perdida de documentos es muy grave para la compañía, generando problemas con clientes, proveedores, acreedores, empleados, entidades privadas, etc., de igual forma mantener los documentos al día es elemental y necesario.

Dentro del nuevo sistema de organización para los archivos,fue necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la clasificación, ordenación y conservación de la documentación. Para ello se definen políticas para:

1- Conformación de los grupos de documentos
2- Selección documental
3- Organización física del archivo
4- Traslado documental
5- Planilla de remisión de los documentos

Para lograr esto se manejaran tres tipos dearchivo:

ACTIVO: El que conserva cada dependencia por el transcurso del año.
SEMIACTIVO: El que conserva el Archivo General.
INACTIVO O HISTORICO: Está constituido por aquellos documentos de carácter permanente, dada su relevancia. De igual manera se conservará en el Archivo General.

1- Conformación de los grupos de documentos: el primer paso en cada una de las dependencias para la...