Algunas consideraciones para mejorar las actividades de las contralorias internas

I.- OBJETIVO GENERAL.

El presente documento tiene como finalidad hacer algunas consideraciones comentarios y sugerencias en todos aquellos aspectos en que puede ser factible mejorar o incrementar la eficiencia y eficacia de las actividades encomendadas a las Contralorías en Dependencias y Entidades, con base a las experiencias adquiridas en el desarrollo de las funciones, durante mas de 17años, dentro de las diversas áreas que conforman las contralorías, destacan por su importancia las funciones sustantivas de “auditoria y seguimiento” por la dinámica y problemáticas que se tienen que enfrentar en el desahogo y practica de las mismas; es por ello necesario, efectuar un análisis y evaluación de las experiencias captadas, con el fin de detectar aquellas posibles deficiencias que debancorregirse y tratar de superar lo que se haya realizado satisfactoriamente, aplicando las medidas preventivas indispensables con el acuerdo y apoyo de los funcionarios que representan y dirigen la Secretaría de la Contraloría y sus dos subsecretarías.

El enfoque y desarrollo de este documento, se estructuró tomando en cuenta el orden lógico en que suceden las acciones a ejecutar, y estáorientado principalmente a las mencionadas áreas; esperando que su contenido resulte de interés al considerarse útil, constructivo y práctico para una adecuada y oportuna toma de decisiones.

Cabe hacer mención que por lo valioso del contenido que se consigna en el documento denominado “Supervisión del trabajo de auditoría” emitido por la ex Secretaría de la Contraloría General de laFederación, en algunos apartados del presente trabajo se plasmó parte de dicho material, ya que se consideró claro y preciso en su enfoque y descripción en los diferentes temas que se refiere.

II.- ESTRUCTURACIÓN DEL “PROGRAMA ANUAL DE CONTROL Y AUDITORIA”.

1.- Selección de las áreas a revisar.

Para la adecuada selección de las áreas a revisar se considera lo siguiente:

• Seleccionar las queno fueron revisadas en años anteriores
• Dar preferencia a las que por sus funciones, se desprenden posibles riesgos en sus operaciones normales.
• Las que por conocimiento o antecedentes sea necesario programar, aún cuando se hayan revisado con anterioridad.

2.- Prever revisiones fuera de programa.

Es importante prever en la elaboración del programa anual de control y auditorías,los “tiempos y fuerza de trabajo” que de emplearán en revisiones imprevistas, para evitar en lo posible desfasamientos e incumplimientos en las revisiones normales programadas.

3.- Aspectos genéricos a considerar para su estructura.

Los aspectos generales para estructurar dicho programa, a efecto de que sea aprobado por la Secretaría de la Contraloría, se pueden sintetizar como sigue:• Determinar la cantidad de personas disponibles que directa e indirectamente intervendrán en las revisiones.
• Precisar los periodos de revisión en semanas, tomando en cuenta la magnitud de las unidades, sus áreas, operaciones y problemáticas.
• Considerando los dos puntos anteriores, se determinará en resumen el total de unidades a revisar y fuerza de trabajo en semanas hombre.• En forma detallada se describirán los aspectos de revisión y objetivos; así como, precisar las bases y criterios para la selección de las áreas a revisar de acuerdo al programa anual de control y auditorías.

III.- PERSONAL TÉCNICO Y SU IMPORTANCIA EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES.

1.- Características personales y profesionales.

A.- Jefes de área y auditores.

Seconsidera que constituyen la base fundamental del trabajo de auditoría y seguimiento; por tal motivo, se debe cuidar sus características personales y profesionales desde su contratación; que exista la preocupación de sus jefes inmediatos por conocer y evaluar sus aptitudes; se les motive para que se conduzcan con el mayor rendimiento y se interesen en desarrollar sus actividades de la manera mas...