algunos departamentos de un hotel

Departamento de Reservas- habitaciones.
El departamento de habitaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves. Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones.
El departamentoestá compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizarán las fundones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de Internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientesRecepcionista:

• Recibe a los huéspedes.
• Vende y asigna habitaciones.
• Da información general del hotel.
• Hace el registro de entrada del huésped.
• Hace la facturación de los huéspedes al momento de la salida del huésped.
• Revisa el reporte de de habitaciones hecho por el departamento de ama de llaves.
• Lleva el control de entradas y salidas de huéspedes.
• Reporta a amade llaves de las habitaciones check out para que se realice prontamente su limpieza.
• Lleva el control de llaves de las habitaciones.
• Debe informar constantemente al resto de departamentos del hotel de los cambios que se hayan producido con respecto a un huésped (cambios de habitación, reclamos, peticiones especiales, etc.)
• Efectuar de manera correcta las anotaciones correspondientes,tanto contables como mensajerías, en documentos manuscritos o computacionales
• Utilizar programas informáticos de gestión hotelera de manera correcta, aplicándolos a las tares del departamento.
• Manejar la central telefónica de forma eficiente.
• Comunicarse escrita y oral con su interlocutor en otro idioma interpretando y transmitiendo la información necesaria al huésped de manera correcta.• Redactará informes, mensajes, y comunicados sencillos en otros idiomas y el propio así como escribir cartas tipos según las necesidades del hotel.
• Efectuará cobros y movimientos de caja central si es necesario. Realizará cambios de dineros si así lo solicita el huésped.
• Gestionará arriendos de automóviles.





CAJA:

El sub.- departamento de Caja pertenece al departamento deRecepción.

En los hoteles con gran número de habitaciones, este departamento es considerado
prácticamente independiente y las responsabilidades del mismo se le otorgan al supervisor de recepción pero bajo la coordinación del jefe de recepción.

En establecimientos más pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de
recepción asume las funciones de una caja central.

Estedepartamento puede manejarse de diversas formas, ya sea manual, mecanizado o informatizado, con el único inconveniente que un error es muy difícil de resolver

ACTIVIDADES Y FUNCIONES:

Las actividades y funciones de la recepción varían en gran medida según el tipo, categoría y ubicación del establecimiento; y pueden ser las siguientes:
• Cobro de facturas
• Control de caja fuerte y cofres ocajas de seguridad
• Cambio de moneda extranjera.
• Confección de pagos: recaudación del día, créditos.
• Recogidas de efectivos de otros departamentos.

En este cargo también se distinguen tres turnos: mañana, tarde y noche, las funciones dependerán entonces del horario de trabajo y según las políticas de cada hotel.
Ejemplo de estas actividades son:

El turno de mañana seencargará del cobro de facturas puesto que en la mayoría de los hoteles la hora de salida es a las 12 HR., y la mayor parte de los huéspedes abandonan el hotel antes de esa hora.

En el turno de tarde es en donde se produce el mayor número de cambios de monedas extranjeras, entendiéndose por tal la transformación de una serie de billetes o cheques emitidos por una entidad bancaria o financiera...